Le aziende devono tenere un registro accurato degli acquisti, delle spese, del denaro dovuto e di altri fattori contabili. Tradizionalmente, le aziende monitoravano manualmente i registri contabili, che potevano essere lunghi e costosi da completare. Man mano che le aziende si rivolgono sempre più a sistemi di contabilità computerizzata, è possibile iniziare a chiedersi se questa è la decisione finanziaria giusta per la propria azienda. Scopri i pro e i contro della contabilità computerizzata per determinare se può aiutare la tua azienda a crescere.
Precisione
Contabilità computerizzata riduce il margine per errore umano, creando meno errori e maggiore precisione nel tenere traccia delle finanze della tua azienda. Poiché i computer eseguono funzioni contabili di base, ci sono meno possibilità che i semplici errori umani possano causare gravi problemi di contabilità. La precisione è uno dei principali vantaggi della contabilità computerizzata, poiché le aziende devono fare affidamento su calcoli corretti per prendere decisioni aziendali informate.
Accesso
Un maggiore accesso è un altro pro relativo alla contabilità computerizzata.Avere record accurati e tracciabili aumenta la credibilità con investitori esterni e partner commerciali; le aziende possono condividere in modo sicuro ed efficiente i record selezionati con le parti interessate condividendo un collegamento, un passcode o un file elettronico. I dati di numerosi dipartimenti aziendali possono essere facilmente condivisi per una maggiore trasparenza e un maggiore accesso alle informazioni durante il processo decisionale. Più di una persona può visualizzare e manipolare i documenti contabili computerizzati senza il rischio di fare più copie di documenti finanziari sensibili.
Responsabilità
Un altro professionista per la contabilità computerizzata è l'aumento della responsabilità. Quando i file di contabilità vengono salvati e salvati elettronicamente su un disco rigido esterno o su un sistema di computer fuori sede, c'è meno rischio che i record vengano distrutti o persi in caso di incendio, danni da alluvioni o frenesia di pulizia. Registrazioni aziendali ben curate e accurate possono farti risparmiare tempo e denaro durante gli audit, poiché le informazioni dovrebbero essere prontamente disponibili.
limiti
La contabilità computerizzata ha i suoi limiti, tuttavia. Uno dei problemi legati alla contabilità computerizzata è che mentre i programmi software possono essere equipaggiati per eseguire sofisticate valutazioni dei record finanziari, avrete comunque bisogno di un umano esperto di business che capisca il software e le sue capacità abbastanza da autorizzare i report. L'accuratezza rimane un problema quando gli umani devono ancora inserire dati nei campi obbligatori. Le virgole o le cifre decimali errate possono causare gravi errori di contabilità, nonostante i meccanismi software progettati per rilevare errori.
I soldi
Un altro aspetto associato alla contabilità computerizzata è il costoso acquisto di computer e software di contabilità sufficienti. I soldi risparmiati dalle lunghe ore di retribuzione dei dipendenti per registrare manualmente le informazioni contabili possono essere facilmente persi rispetto al costo elevato dei contabili altamente qualificati che hanno familiarità con il software. Le società di software escono regolarmente con nuovi sistemi di contabilità aggiornati che possono essere costosi ma ritenuti necessari a causa della vulnerabilità ai difetti del sistema o all'accessibilità degli hacker nelle versioni precedenti.
