Il conto di un piccolo ufficio è un conto corrente di responsabilità costituito da obbligazioni che devono essere pagate entro i prossimi 12 mesi. È importante che i documenti a supporto di questi elementi del debito siano organizzati in modo tale che i pagamenti relativi a questi obblighi siano effettuati in tempo. Il pagamento puntuale dei conti correnti mantiene il merito di credito dell'organizzazione oltre a garantire relazioni buone e stabili con creditori e fornitori.
Confronta le fatture ricevute con il loro ordine di acquisto e il documento di ricezione o di completamento del servizio. Una fattura valida e pagabile esiste quando è stato creato un ordine di acquisto approvato e sono stati ricevuti articoli dell'ordine o sono stati completati i servizi. Creare cartelle per nome del fornitore per conservare ordini di acquisto senza corrispondenza, ricevere documenti e altri documenti giustificativi.
File di conti fornitori di documenti per data di pagamento. Dopo che le fatture sono state abbinate ai documenti giustificativi, controllare la data di scadenza e impostare una data di pagamento per la fattura. Organizzare le fatture in cartelle che rappresentano ogni giorno del mese. Quando si determina la data di pagamento per la fattura, archiviarla in tale giorno. Una cartella di fisarmonica, che non occupa molto spazio, può essere utilizzata per mantenere i documenti organizzati; ogni scheda può rappresentare un giorno del mese. Se una cartella di fisarmonica è troppo piccola, prendere in considerazione l'uso di file sospesi che offrono più spazio per i documenti. Assegna solo il giorno del mese a ciascuna cartella o file; quando il mese corrente finisce, puoi riutilizzare questi file per il mese successivo.
Includere nella propria pianificazione giornaliera una revisione del file di conti correnti di quel giorno. Se ci sono fatture archiviate in quel giorno, emettere un pagamento per la fattura e contrassegnarlo come pagato. La fattura deve indicare la data di pagamento, il numero di controllo o l'ID della transazione, se pagato elettronicamente, l'importo pagato e l'identificazione della persona che ha elaborato il pagamento.
File fatture pagate in file creati per ciascun fornitore o creditore. Il file del venditore deve contenere tutte le fatture pagate dall'inizio della contabilità o del periodo di 12 mesi. I documenti in questo file supportano i pagamenti effettuati al fornitore. Se si verifica un problema con un pagamento o se il venditore non ha ricevuto il pagamento, questa documentazione può fornire supporto quando il pagamento è stato completato e gli articoli che sono stati pagati o non pagati.
