L'uso dei tipi in QuickBooks è una funzione spesso fraintesa del programma e altrettanto spesso viene trascurata o abusata. A causa della flessibilità dell'uso dei tipi è così vasto che può essere utilizzato per tenere traccia di qualsiasi tipo di informazioni desiderate su clienti, posti di lavoro, venditori e articoli venduti o acquistati. La scelta dei dati da tenere traccia dipende dal tipo di attività.
Tipi di fornitori
L'uso corretto dei tipi all'interno del programma QuickBooks consente di generare report personalizzati e mailing list utilizzando i dati significativi per un'azienda in particolare. I titolari delle aziende hanno molte opzioni in termini di tipi di fornitore. Alcune aziende scelgono di utilizzare l'industria di un fornitore come tipo. Un negozio al dettaglio può impostare tipi di fornitore che riflettono i prodotti che vendono. Alcuni venditori vendono generi alimentari e altre medicine o prodotti del tabacco. Altre aziende possono avere fornitori specifici per un'area geografica quando la consegna del prodotto è sensibile al fattore tempo e possono creare tipi in base alle posizioni del fornitore.
Quelli nel settore delle costruzioni possono scegliere di digitare i fornitori in base al tipo di servizi forniti. Ad esempio, una società di costruzioni può utilizzare pittori, ganci per cartongesso, corniciai e appaltatori elettrici e idraulici. Se è necessario creare un sottotipo (ad esempio se un'azienda utilizza un subappaltatore per lavori di verniciatura interni e un altro per lavori di verniciatura esterni) creerebbe un tipo generale di pittori etichettati e un sottotipo per pittori interni ed esterni.
Ciò avviene tramite la schermata di modifica del fornitore quando si inserisce il tipo sotto lo spazio per il nome dell'attività del venditore.
Cliente / Tipi di lavoro
Per quelle aziende che svolgono più di un lavoro per lo stesso cliente, QuickBooks consente la creazione di lavori sotto il nome del cliente. Utilizzare gli stessi tipi per i clienti utilizzati per i fornitori, anche se la regione geografica di un cliente potrebbe non essere così importante da conoscere come lo è per i fornitori. Alcune aziende hanno clienti all'ingrosso e al dettaglio e come tali utilizzano tali denominazioni come tipi. Se non ci sono designazioni ovvie utilizzate per separare i clienti, utilizzare i tipi per tenere traccia di come i clienti hanno sentito parlare del business. Queste categorie includono "passaparola", "pagine gialle", "annunci di giornali" o "direct mail". Alla fine dell'anno, potrebbe essere generato un rapporto che mostri quale campagna di marketing ha avuto il maggior successo nel generare clienti e vendite. Con i tipi di lavoro, le attività che utilizzano la funzione "lavori" sono simili a quelle relative alle costruzioni. Un cliente può avere la tua azienda riparare un tetto un giorno e gestire un problema idraulico in un altro giorno. La creazione di un tipo di lavoro per ciascun servizio fornito aiuta a scoprire quali servizi offrite che generano il margine di profitto più elevato e quelli che finiscono per costare più denaro nelle spese che nei ricavi.
Tipi di oggetti
I tipi di articoli sono l'unico tipo già definito dal programma QuickBooks. Ci sono 12 tipi di elementi preimpostati in QuickBooks. Un articolo è un servizio o articolo fisico che viene venduto. I tipi di elementi sono i seguenti:
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Servizio: se ciò che vendi è servizi, ad es. Una società di paesaggistica, crea un elemento "Falciatura" e rendilo di tipo "Servizio".
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Inventario Part-in la stessa attività paesaggistica, se vendi parti per riparare le attrezzature per il prato, ad esempio "Lame del tagliaerba", queste sarebbero una parte di inventario.
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Assemblaggio di inventario: un assieme è costituito da un numero di parti di inventario separate per completare un intero prodotto. Ad esempio, se si dovesse costruire uno sgabello, sarebbe costituito da un sedile, quattro gambe con supporto e forse un cuscino per le feci.
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Parti non inventario: utilizzare questo tipo per classificare oggetti come articoli per ufficio e prodotti per la pulizia. Se si sta addebitando il cliente per gli articoli necessari per completare un lavoro, questi articoli saranno considerati parti non di magazzino.
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Fixed Assets: una risorsa che è essenziale per la gestione della tua attività ed è più o meno un appuntamento fisso. Un veicolo, un edificio o un computer si qualificano come un bene fisso.
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Altri addebiti: se addebiti spese di pagamento in ritardo, spese di finanziamento o spese di spedizione, questi saranno considerati "altri addebiti".
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Subtotale: per includere un subtotale nelle fatture cliente è necessario creare un tipo "Totale parziale". Questo aggiunge tutti gli articoli e fornisce un totale parziale prima che le imposte sulle vendite vengano aggiunte al totale. Questo aiuta quando si utilizza la funzione "Sconto" per rimuovere uno sconto percentuale prima che le imposte vengano aggiunte.
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Gruppo: come un gruppo di inventario, un gruppo è composto da elementi inclusi in un pacchetto "pacchetto". Ad esempio, un dettaglio completo del servizio di assistenza al verde può essere costituito dagli elementi di servizio separati, "Falciatura", "Bordatura" e "Taglio dell'albero".
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Sconto: la creazione di un oggetto sconto sottrae una percentuale o un importo fisso dal totale parziale.
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Pagamento: se è comune che un cliente paghi una parte del totale dovuto al momento della vendita, crea un articolo "pagamento" che riduca l'importo dovuto in una fattura.
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Elemento IVA di vendita: l'imposta sulle vendite viene generalmente calcolata a livello statale e locale. Questo articolo consente la creazione di un articolo IVA separato per lo stato e per l'imposta discrezionale locale.
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Gruppo imposta vendite: questo articolo è costituito da due o più articoli IVA separati come gruppo. Nella tua contea, potresti avere una tassa discrezionale dell'1% e una tassa statale del 6%, il "gruppo imposte vendite" ti consente di avere un elemento pubblicitario che tiene traccia di entrambi i tipi di "articoli IVA" nella stessa transazione.
