Le relazioni mensili sono preziose come un record di eventi e risultati in un dipartimento e come contributo a un business nel suo complesso. Nell'educazione forniscono anche informazioni utili dai diversi dipartimenti in merito ai progressi e ai risultati. Si tratta di un record che può essere fascicolato in documenti più grandi per fornire una visione d'insieme per un'azienda o un college.
Scrivi un'introduzione sull'argomento indicando perché stai richiedendo la presentazione di rapporti mensili. Mostra buoni motivi per cui sono richiesti e il contributo che essi daranno all'azienda, all'università o all'università nel suo complesso.
Descrivi i benefici per i destinatari, poiché la maggior parte delle persone penserà a questo come un lavoro extra. Un rapporto mensile può essere un'opportunità per lodare e dimostrare dove le cose sono andate bene. Può anche essere la possibilità di menzionare le aree in cui è necessario il supporto o qualcosa che deve essere seguito. Può anche essere una relazione sui progressi di un particolare progetto. Evidenzia l'importanza dei rapporti per pianificare e focalizzare la mente dell'individuo sugli sforzi del suo o del suo dipartimento.
Date le date e le scadenze per l'anno in cui saranno richiesti i rapporti mensili. Enfatizzare il motivo per cui devono essere in orario, in quanto sono generalmente un contributo a un rapporto più ampio e questo può essere ritardato se i rapporti mensili sono in ritardo.
Fornire un modello se possibile che contiene i punti principali che si desidera includere nel report mensile. Ciò rende più facile per gli intervistati completare e risparmiare tempo ogni mese. Possono cambiare il modello dove necessario. In alternativa, fornisci le linee guida nella tua lettera per aiutare gli autori delle relazioni. Diversi reparti forniranno informazioni diverse, ad esempio alcune finanziarie e alcune vendite, pertanto potrebbero essere necessari modelli diversi. Chiedi allo scrittore del rapporto di elencare le categorie su fogli separati.
Dividi ogni sezione della lettera in paragrafi. Indica i motivi per cui è richiesto il rapporto mensile nel primo paragrafo. Descrivi i benefici per i destinatari nel secondo. Menzione date e scadenze nel terzo paragrafo, o fornire un elenco separato con le date. Citare il modello o le linee guida nel quarto paragrafo. Includere una nota di apprezzamento nell'ultimo paragrafo per l'aiuto del destinatario. Sii conciso e piacevole.
Suggerimenti
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Scrivere una lettera commerciale richiede alcune formalità. Se inizi la lettera con il nome di qualcuno, dovrebbe terminare "Cordiali saluti". Se inizi con "Caro signore o signora", dovrebbe finire "Distinti saluti". Di seguito il saluto dovrebbe essere un riferimento o una riga di dettaglio soggetto, in questo caso "Rapporti mensili".
avvertimento
Scrivi la lettera come richiesta ma sii risoluto che i rapporti saranno necessari ogni mese.
