Nel tentativo di risparmiare tempo perso mentre si passa da un'attività all'altra, molte aziende bloccano vari processi, raggruppando processi simili per fare tutto in una volta. Nella fatturazione delle fatture cliente, si elaborano contemporaneamente più fatture cliente. Allo stesso modo, quando arriva il momento di pagare le bollette, è possibile raggruppare tutte le fatture ricevute dai fornitori insieme e pagare tutte le fatture contemporaneamente.
Diverse forme di dosaggio
Le basi del batching sono le stesse, semplicemente eseguendo la stessa attività ripetutamente anziché passare da un'attività all'altra. Il raggruppamento consente di risparmiare tempo e il flusso di lavoro è più semplice, poiché si tratta di una sorta di processo di catena di montaggio. Quando si tratta di contabilità e in particolare di fatture cliente in batch, ci sono due tipi distinti. Il primo tipo si verifica quando si inviano le fatture e il secondo si verifica quando si ricevono i pagamenti su una fattura inviata.
Fatture in batch da inviare
Le fatture in batch da inviare possono essere semplici come creare le fatture nel programma software e quindi fare clic sulla casella di controllo "da stampare". Dopo aver creato tutte le fatture, puoi stamparle o anche inviarle per e-mail tutte in una volta. Un'altra forma di batch consente di creare più fatture contemporaneamente se è per lo stesso servizio ma per più clienti. Le grandi aziende possono stampare in batch tutte le fatture in un processo di stampa separato che viene eseguito di notte.
Fatture in batch ricevute
L'altra forma di raggruppamento consiste nel gestire più fatture che una società riceve in un dato giorno e elaborarle tutte insieme come una transazione di deposito. Ogni soggetto pagatore viene accreditato per la sua porzione, ma a fini contabili, le fatture vengono sommate e viene effettuata una singola registrazione per l'importo totale, piuttosto che l'elaborazione rispetto ai singoli importi.
Le fatture in lotti sono preferibili?
Mantenere le fatture dei clienti per diversi giorni fino a quando non si ottiene una grande pila e poi elaborarle e inviarle tutte in un unico lotto può essere un errore per una piccola impresa perché può ritardare inutilmente il flusso di cassa e mettere a dura prova il budget. Tuttavia, questo non è un problema per una grande azienda perché il volume delle fatture dei clienti sarebbe più grande, quindi il ritardo sarebbe più breve.
