Le funzioni delle diverse strutture organizzative devono governare l'efficienza e la produttività di un'azienda. Spesso è una catena di comando nel mondo degli affari e in che modo le gerarchie e ciascun dipartimento sono strutturati che lo rendono produttivo - o meno. Una struttura organizzativa "funzionale" capitalizza sulle specialità dei dipendenti e si allontana dall'avere generalisti che possono esibirsi in più ruoli.
Qual è lo scopo della struttura organizzativa?
Ci sono quattro tipi principali di struttura organizzativa, e ognuno ha i suoi pro e contro. La ragione per cui esistono è fare ordine nel caos degli affari. Senza una catena di comando o un metodo accettato di risoluzione delle controversie, l'anarchia può regnare.
Il detto "il dollaro si ferma qui" è diventato un cliché nel mondo di oggi, ma la struttura organizzativa consiste nel capire dove si ferma il dollaro e come. Anche se non pensi di avere una struttura organizzativa, lo fai. A volte crescono e si sviluppano organicamente nel tempo, ma spesso sono deliberati e pianificati.
I quattro tipi di strutture organizzative sono piatte, a matrice, divisionale e la struttura funzionale menzionata in precedenza.
Le strutture influenzano in ultima analisi le relazioni tra management e dipendenti, come i flussi di comunicazione, dove le responsabilità cadono e in che modo il management sovrintende all'azienda. Può persino influenzare il modo in cui un'azienda sviluppa il proprio mercato o espande la propria attività.
La buona notizia è che le strutture non sono scritte in pietra e vengono facilmente modificate o modificate mentre le aziende crescono o si contraggono con il tempo.
Funzioni di diverse strutture organizzative
Proprio come alcuni progetti di lavoro traggono beneficio dall'adozione di un flusso di lavoro specifico, le organizzazioni possono spesso ottenere risultati migliori quando c'è un'organizzazione strutturale al lavoro.
Le organizzazioni funzionali di solito operano delegando lavori specifici ai dipartimenti che saranno responsabili di tutto e di tutto sotto quell'ombrello. Ad esempio, la contabilità gestirà le questioni pagabili e ricevibili. Il marketing si occupa di marketing, pubblicità e promozioni. Le risorse umane gestiscono assunzioni, onboarding e offboarding, formazione e altri compiti relativi al personale.
Nella stesura di un organigramma e delle loro funzioni, ogni dipartimento conosce il proprio ruolo, la propria catena di comando e il flusso di lavoro specifico.
Cos'è il Design Organizzativo?
Al momento di decidere la struttura per una società, questa è la progettazione organizzativa. Sta valutando quali sono gli obiettivi della società e quindi viene in mente una catena di comando e struttura organizzativa che sarà più produttiva nel raggiungimento di tali obiettivi.
Le migliori aziende non rimangono statiche: si adattano e cambiano con il passare del tempo in modo da poter meglio soddisfare i loro obiettivi o diversificarsi per nuovi mercati.
Dire che un'azienda di Hoboken, nel New Jersey, ha 47 anni di esperienza nel dominio della costa orientale degli Stati Uniti con il cablaggio dell'elettronica. Forse hanno un nuovo obiettivo di affrontare il mercato asiatico perché una porta si è aperta con una fantastica opportunità. Gli affari come al solito non voleranno dall'altra parte del Pacifico. Diversi flussi di lavoro, lingue e abitudini richiederanno all'azienda di adattarsi e conformarsi alle tradizioni commerciali previste in Asia.
Ridisegnando la propria struttura organizzativa, l'azienda può creare nuovi dipartimenti e assumere nuovo personale che sarà più adatto a questi ruoli. Il reparto marketing dovrà assumere personale multilingue e il team legale dovrà conoscere le leggi per ogni nuovo mercato inserito. I negoziatori e i negoziatori dovranno comprendere le abitudini e le possibilità in ogni luogo. Tutto ciò può essere anticipato e pianificato creando una nuova dinamica organizzativa pronta ad affrontare queste sfide.
Cambiare le pratiche tecnologiche in un'azienda, aggiungere una nuova gamma di prodotti, aprire un'altra sede: tutti questi potrebbero trarre beneficio dal perfezionamento o dalla riprogettazione delle strutture organizzative esistenti.
Vantaggi di una struttura funzionale
In molti modi, le strutture funzionali possono essere estremamente efficienti. Concentrandosi sui punti di forza di ciascun dipendente e affidandoli a un dipartimento che sfrutta questi punti di forza, l'azienda spesso ne beneficia.
Questi dipartimenti sono guidati idealmente da qualcuno con le capacità e le capacità per supervisionare e accelerare tutti i compiti a portata di mano. Raggruppandosi con altri che hanno le stesse conoscenze fondamentali, c'è spesso un commercio e un complemento di qualità che si scambiano tra questi impiegati, che possono aiutarli ad espandere i loro talenti.
Questo è esattamente il motivo per cui aree come la formazione possono essere notevolmente aiutate quando sono in gioco strutture funzionali poiché i dipendenti sono circondati dalle competenze che devono sviluppare.
È anche la ragione per cui la formazione può andare oltre nei formati funzionali poiché stanno sviluppando dipendenti che potrebbero essere presenti a lungo raggio. Poiché i dipendenti lavorano in dipartimenti incentrati sulle loro specialità, può esserci un'opportunità percepita di crescita e sviluppo che può incoraggiare la fedeltà a lungo termine e il calo del fatturato.
Svantaggi di una struttura organizzativa funzionale
Il problema con i muri è, a volte quando salgono, si alzano. Alcune aziende funzionalmente divise possono subire problemi di comunicazione a causa della percezione che lavorano separatamente con una buona ragione, anziché essere semplicemente un metodo di efficienza. In questi casi, possono esserci conflitti tra le esigenze delle diverse divisioni. Forse le risorse umane e la divisione IT hanno entrambi bisogno di assistenza da parte del dipartimento marketing, ma il marketing può decidere internamente quali richieste verranno rispettate in base alla convenienza o ad altri fattori. Ovviamente, queste situazioni possono andare storte, e spetta al management abbattere quei muri provocando liti territoriali.
Abbracciando specialisti di compiti per ogni divisione, significa che i generalisti possono essere trascurati. Un lato positivo per i generalisti è che possono spesso apprezzare meglio la necessità di una comunicazione intradivisionale o avere una migliore previsione per il modo in cui un compito ne beneficia un altro e così via. Se i generalisti perdono il loro posto nella società perché non sono percepiti per avere competenze abbastanza forti in un singolo dipartimento, ciò può significare che l'azienda perde la preziosa diversificazione e le qualità di collegamento che questi attori portano.
I conflitti di gestione possono verificarsi anche in aziende con struttura funzionale. Può accadere che ogni capo reparto abbia una visione miope di ciò che comporta il successo, come ad esempio la performance del proprio dipartimento come criterio più importante per misurare il successo piuttosto che guardare al quadro generale. Quando i benchmark dipendono dalle prestazioni del dipartimento, possono anche influenzare il comportamento dei dipendenti e possono ostacolare sia l'innovazione sia la rapidità del processo decisionale.
Quando sono utili le strutture funzionali?
Quando le aziende sono stabili e non introducono costantemente nuovi prodotti, possono funzionare bene come un'organizzazione funzionale. Se il settore non è dedicato a cambiamenti frequenti, esiste una base patrimoniale fissa, e queste sono qualità che si adattano alle strutture funzionali.
Le dimensioni dell'azienda non si traducono necessariamente nel fatto che un'organizzazione funzionale ne sia vantaggiosa. Un negozio di gomme locale può fare bene con una struttura funzionale, ma Amazon.com utilizza anche una struttura funzionale. È una catena di comando verticale in gioco in Amazzonia, nel bene e nel male. Può significare che a volte sono più lenti a rispondere ai dilemmi, ma significa anche che esiste un forte marchio centrale e un metodo di gestione coeso tra tutti i loro dipartimenti a livello internazionale.
Le strutture organizzative possono essere un po 'come immobili - ciò che è perfetto per oggi potrebbe essere troppo grande, o troppo piccolo, per domani. È saggio riflettere di volta in volta su come un'organizzazione è organizzata perché un piccolo tweaking e innovazione possono avere un impatto drammatico sulla produttività e sul successo.
