Contabilità corretta per le spese del libro paga è una grande parte della responsabilità di qualsiasi reparto contabilità, in attività in tutto il paese e nel mondo. Sono necessari registri finanziari accurati in qualsiasi numero di situazioni, ad esempio quando si riportano i numeri contabili alle agenzie di regolamentazione finanziaria, richiedendo finanziamenti e richieste di prestiti. Mantenere record di spesa accurati aiuterà anche la direzione a prendere decisioni di bilancio praticabili e aiuterà a guidare i cicli di assunzioni. Anche se poche persone pensano al giorno di paga fino a quando finalmente arriva, prepararsi per il giorno di paga è un lavoro a tempo pieno per gli altri.
Raccogli i fogli di lavoro o i record di dettaglio di punch-in / punch-out e inseriscili in un'applicazione software di gestione stipendi. Questi includeranno anche le richieste di pagamento per assenze per malattia / personale, ferie per ferie e fogli di adeguamento temporale. Assicurarsi che i fogli di tempo siano approvati dal responsabile appropriato prima dell'ingresso.
Controlla i dati orari per essere sicuro che siano ragionevoli e accurati. Questo processo escluderà qualsiasi possibilità di frode all'orologio.
Ottieni l'approvazione del manager finale prima di tagliare assegni e inviare EFT (trasferimenti di fondi elettronici) a istituti bancari.
Taglia i controlli e autorizza le transazioni EFT.
Conservare i registri del libro paga registrati per cinque anni dal momento in cui i dipendenti sono stati pagati.
Tieni traccia delle attività di controllo in tempo reale, incluso quando vengono depositate nel conto del dipendente, quando cancella la banca e quando hai accesso a un'immagine elettronica del controllo cancellato. Conservare una copia del controllo eliminato a portata di mano.
