Le lettere d'affari arrabbiate sono scritte da consumatori o dipendenti insoddisfatti che cercano un tipo di cambiamento o una remunerazione finanziaria. La maggior parte di una lettera arrabbiata, comunemente chiamata lettera di reclamo, implica la revisione dei fatti e degli eventi che portano al malcontento. Se lo scrittore di lettere vuole coinvolgere veramente l'azienda in una conversazione costruttiva, la lettera deve rimanere professionale per tutto il tempo.
Utilizzare le dichiarazioni fattuali
Metti i fatti nella lettera, non ipotesi o opinioni. Indica cosa ha creato frustrazione, rabbia o angoscia. Utilizza fatti che descrivono i dettagli di ciò che è accaduto in un ordine cronologico. Pur affermando i fatti, non impartire opinioni o emozioni. La lettera è più professionale, e quindi più efficace, con le emozioni tralasciate il più possibile.
Ad esempio, "C'è un addebito sul conto della mia compagnia aerea per tre bagagli controllati, il mio biglietto indica solo un bagaglio registrato". Queste dichiarazioni sono effettive perché sono dimostrabili con la documentazione della fattura e del biglietto.
Una volta dichiarati i fatti, spiega perché questo ha suscitato la rabbia e la frustrazione. Astenersi da dichiarazioni di nome, oscenità e dichiarazioni accusatorie. Ad esempio, "Stai rubando i miei soldi con queste accuse illegali", aumenta solo il problema. Provare il furto è molto più difficile che chiedere ad un'azienda di assumersi la responsabilità di un errore e mette automaticamente l'azienda in difesa.
Chiaro e conciso
I proprietari di affari, i dirigenti e i reparti di assistenza clienti non hanno tempo di leggere un romanzo. Anche se è importante assicurarsi che vengano trasmessi fatti rilevanti, tenere le cose chiare e concise tiene impegnato il lettore. Pensa alla lettera di reclamo come a una sintesi di un esperimento scientifico; c'è un sacco di informazioni che vanno nell'esperimento e riassunte succintamente con una conclusione alla fine. Una lettera di reclamo fa lo stesso per riassumere i fatti e dichiarare la sofferenza emotiva conclusa.
Un esempio di come affermare la tua rabbia è: "Sono sicuro che puoi apprezzare la frustrazione che ha provato la mia famiglia quando abbiamo capito cosa stava succedendo". Questo approccio cerca una risposta empatica piuttosto che difensiva.
Richiesta di azione
Poche persone scrivono una lettera semplicemente per sfogarsi; l'azione e la risoluzione sono di solito gli obiettivi finali. Ad esempio, un dipendente che ha un problema con i commenti dispregiativi di un collega di lavoro molto probabilmente vuole vedere delle modifiche alla politica aziendale e al protocollo disciplinare. Un esempio di una lettera di un consumatore potrebbe essere quando un ospite dell'hotel viene addebitato per errore per vari servizi; un rimborso rapido è il risultato previsto.
Questi desideri e la richiesta di azione sono chiaramente indicati alla fine del corpo principale poco prima della chiusura. Alcune lettere indicano anche le risoluzioni desiderate all'inizio della lettera e poi le ripetono alla fine. Mantenere le richieste d'azione educate e concise come il resto della lettera. Rendi chiara la risoluzione desiderata in modo che il lettore comprenda le aspettative: ciò non garantisce nulla, ma avvia la conversazione.
Ad esempio, "Sulla base dei fatti sopra riportati, si prega di fornire un rimborso completo di tutte le spese non corrette entro i prossimi due giorni lavorativi." Il lettore sa cosa vuoi
Chiusura gentile e informazioni di contatto
Chiudi la lettera ringraziando il lettore per aver dedicato del tempo a rivedere tutto e capire le emozioni coinvolte. Utilizzare una chiusura standard come "Grazie" o "Cordiali saluti", seguita dal nome stampato e dalle informazioni di contatto. Correggi la lettera per gli errori di ortografia e grammatica e osserva il tono in modo sincero per assicurarti che rimanga professionale.
Annotare tutti i contenitori con la lettera digitando "Enclosures" sotto le informazioni di contatto che separano i due blocchi da uno spazio di linea. Le custodie pertinenti includono ricevute, corrispondenza, immagini o qualsiasi altra prova stampata a supporto del caso.
