Se stai lavorando nello spazio business to business, è probabile che ti verrà richiesto di sviluppare una proposta commerciale o una lettera di proposta ad un certo punto. Questo è un documento che viene utilizzato per offrire prodotti o servizi della propria organizzazione a un potenziale cliente in base a parametri definiti come l'ambito, il costo, la tempistica e il budget.
Cos'è una proposta di progetto? Nota anche come una proposta commerciale o lettera di presentazione, questo documento di solito ha un formato specifico con determinati requisiti che variano in base al proprio settore. Tuttavia, l'obiettivo principale di una lettera di proposta è sempre quello di dimostrare alla prospettiva come la tua azienda può aiutare a risolvere i problemi che stanno affrontando.
Che cos'è una lettera di proposta?
Le lettere di proposta possono essere richieste da un'impresa o non essere richieste. La sollecitazione può essere semplice come una prospettiva che richiede una proposta dopo una chiamata di vendita o essere un processo formale chiamato RFP o richiesta di proposta. Questo processo di solito coinvolge più organizzazioni che inviano proposte competitive per vincere l'attività del potenziale cliente. In base all'industria e al tipo di RFP, la proposta dovrà coprire i requisiti specifici delineati dal potenziale cliente.
Quando si tratta di proposte non richieste o richieste informali, non ci sono linee guida formali che è necessario seguire. Tuttavia, è importante creare un documento che risponda alle domande che il potenziale cliente potrebbe avere in modo chiaro e conciso. Anche se in questi casi potrebbero non esserci requisiti formali, è comunque fondamentale seguire una struttura logica e coprire gli aspetti critici della tua attività e il modo in cui risolve i problemi con cui si sta prospettando il potenziale cliente.
Una proposta commerciale o una lettera di proposta dovrebbe includere i seguenti criteri, indipendentemente dall'industria e dal processo:
- Lettera di presentazione
- Frontespizio
- Sommario
- Sintesi
- Una panoramica del problema che la prospettiva sta affrontando
- Gli obiettivi o gli obiettivi della proposta
- Ciò che rende la tua organizzazione qualificata per gestire il problema
- Ambito di applicazione, compreso il prezzo e la tempistica
- Una chiamata all'azione
- Informazioni sui contatti
Conduci ricerche prima di iniziare la tua proposta
Prima di iniziare a digitare, è importante raccogliere tutte le informazioni pertinenti in un'unica posizione. Cerca di scoprire chi leggerà la proposta e se è il decisore. Personalizza la tua proposta per il tuo pubblico, assicurandoti di fornire tutte le informazioni per le quali cercheranno.
Scopri che tipo di dolore indica la prospettiva. Stabilisci in che modo la tua organizzazione è più adatta a risolvere i loro problemi rispetto alla concorrenza. Elenca gli elementi che ti distinguono dalle attività simili a cui il potenziale cliente potrebbe parlare.
Verificare se il potenziale cliente ha un budget o un calendario in mente, e assicurarsi che le risorse interne siano allineate per soddisfare tali requisiti. Una volta che hai selezionato quale delle tue offerte sarà più utile per il tuo potenziale cliente, dovrai calcolare le tue spese interne prima di quotare un prezzo.
Fornire l'ambito del progetto
Delineare l'ambito del progetto è una componente importante del formato di scrittura della proposta. Avere questa informazione chiave scritta ti dà un vantaggio sulla stesura della tua proposta. Prenditi del tempo per abbozzare i dettagli chiave dell'oscilloscopio. Il primo elemento è capire chi farà il lavoro all'interno della tua organizzazione, chi gestirà il processo e chi sarà il principale punto di contatto per il tuo cliente.
Successivamente, dovrai stabilire cosa esattamente deve essere fatto per aiutare il cliente a gestire i suoi punti deboli. Descriva i passaggi che la tua organizzazione prenderà e il processo che userai per risolvere i problemi del potenziale cliente. Dovresti anche elencare le metriche che la tua organizzazione userà per misurare il successo del risultato.
Infine, delinea il programma nel modo più dettagliato possibile, fornendo le pietre miliari che la tua azienda colpirà per completare il progetto entro la data che hai proposto. Sii generoso nel valutare la tua tempistica, tenendo conto di eventuali problemi imprevedibili che possono sorgere. Questo per fornire al potenziale cliente un resoconto realistico di ciò che puoi offrire a loro.
Inizia con Introduzione e Riepilogo esecutivo
L'introduzione della tua lettera di proposta dovrebbe includere informazioni sulla tua azienda e sul tuo marchio, con qualche background su chi sei e cosa fai. Se si scrivono spesso lettere di proposte, è possibile che si desideri sviluppare un testo standard sulla propria azienda che è possibile riutilizzare ogni volta.
Il sommario esecutivo dovrebbe includere i punti pertinenti della proposta. Mentre non dovresti cercare di riassumere ogni aspetto del documento, includi informazioni sul perché la tua azienda è giusta per il lavoro e su come aiuterai a gestire i punti deboli del potenziale cliente.
Sviluppa il corpo della proposta
Il corpo della proposta deve includere i dettagli del problema che il potenziale cliente sta affrontando. Per dimostrare la tua comprensione dei loro problemi, vai nelle specificità del loro paesaggio e le difficoltà che vedono ogni giorno. Questo aiuta a mostrare la tua prospettiva di essere esperto nelle aree che contano per loro.
Definisci gli obiettivi per la tua proposta. Questo sarà principalmente per mostrare la prospettiva che intendi aiutarli con i loro problemi di business attraverso i prodotti o servizi che offri. Fornisci dettagli su ciò che rende la tua azienda diversa dalla concorrenza e perché sei più adatto a lavorare con la prospettiva di quanto non sia. Questo può includere parlare di altre organizzazioni con le quali hai lavorato, mostrando esempi di progetti passati e fornendo dettagli sulle tue conoscenze e competenze.
Fornire specifiche e ipotesi
Includere l'ambito che hai delineato con prezzi e orari specifici. La tua azienda potrebbe non conoscere tutti i dettagli relativi ai requisiti del potenziale cliente, pertanto potresti dover presupporre un paio di fattori, come il budget interno e le restrizioni della tempistica. È possibile includere tali ipotesi all'interno della proposta e fornire anche un paio di opzioni. Ad esempio, è possibile fornire stime per un turnaround di quattro settimane, un turnaround di sei settimane e un turnaround di otto settimane, con prezzi corrispondenti per ciascuna timeline.
Chiudi con una forte argomentazione
La tua conclusione per la lettera proposta dovrebbe includere un breve riepilogo delle informazioni che hai fornito al potenziale cliente. Ringraziali per aver dedicato del tempo a prendere in considerazione la proposta che hai presentato e fornire loro informazioni su cosa fare dopo. È fondamentale includere un invito all'azione nella proposta commerciale. Questo può includere chiamarti per discutere ulteriormente la proposta o creare una riunione per firmare l'accordo. Infine, includi informazioni su come possono contattarti, con un paio di opzioni come email, telefono e sito web.
Segui le migliori pratiche
Per rendere più efficace la lettera della tua proposta, invia tutta la documentazione di supporto. Questo può includere casi studio dei tuoi clienti precedenti, testimonianze di clienti felici e fogli di calcolo con statistiche che mostrano il tuo tasso di successo.
Assicurati di scrivere la tua proposta sulla carta intestata dell'azienda e di averla progettata da un grafico se hai le risorse disponibili. Prestare attenzione all'elemento visivo può aiutare la tua azienda a distinguersi dalle proposte competitive che il potenziale cliente potrebbe ricevere.
Non dimenticare di seguire
Anche se non fa direttamente parte del documento di lettera della proposta, uno degli elementi chiave di invio di una proposta è di dare seguito alla prospettiva. Chiama o invia tramite email il tuo potenziale cliente dopo alcuni giorni dall'invio della lettera di proposta per scoprire se hanno domande o commenti sul documento. Offri di chiarire qualsiasi elemento su cui potrebbero aver bisogno di ulteriori informazioni. Seguendo, aiuti a coltivare una relazione forte con la prospettiva.
