Molti pacchetti stampa finiscono direttamente nel cestino del riciclaggio. Alcuni di questi pacchetti non interesserebbero i lettori, ma altri sono stati messi insieme male. La corretta formattazione di un pacchetto di stampa aumenterà le possibilità che le informazioni vengano pubblicate. L'invio via e-mail del pacco aumenta anche la possibilità di ottenere la stampa delle informazioni, non solo di ottenere le informazioni rapidamente, ma di consentire la facile riproduzione del materiale.
Identifica i tuoi obiettivi per l'invio di una cartella stampa e poi ricerca le organizzazioni di notizie che potrebbero contribuire a raggiungere questi obiettivi. Gli editori hanno pochissimo tempo extra, quindi non sprecarlo. Un piccolo documento in Ohio che pubblica solo notizie locali non è interessato a una cartella stampa di un evento in California. Una stazione di notizie che si concentra sulle finanze non è interessata a una cartella stampa su un concerto rock. Una volta identificati i supporti multimediali appropriati, individuare l'indirizzo email e il nome dell'editor, se possibile, tramite la ricerca in Internet o chiamando l'organizzazione. È possibile utilizzare un'e-mail aziendale generale se l'e-mail dell'editore non è disponibile. Familiarizzare non solo con l'uscita dei media, ma con lo stile del media outlet. Più il kit di stampa è vicino allo stile dell'organizzazione media, meglio è.
Scrivi una breve dichiarazione (da 3 a 10 parole) su ciò che stai inviando nell'oggetto dell'email. Se possibile, cerca di mostrare perché quel particolare media outlet sarebbe interessato alle informazioni. Ad esempio, se il kit viene inviato a un documento focalizzato localmente, includere la posizione dell'evento o dell'azienda nella riga dell'oggetto.
Indica subito il punto nel corpo dell'email e, se possibile, collega questo punto principale allo stile e agli interessi dell'output dei media. Ciò che includi nel corpo dell'email varia in base a ciò che è incluso nel kit stampa. Se il kit multimediale è solo un comunicato stampa, includere il testo del comunicato nel corpo dell'email e allegare la versione per comodità. Se il press kit è un pacchetto su un evento, scrivi una breve dichiarazione che dice di che evento si tratta, quando è e cosa hai allegato. Se la cartella stampa riguarda un'azienda locale, scrivi una breve dichiarazione sul motivo per cui stai inviando il kit.
Allega il file del kit di stampa alla email. Tieni comunque conto del formato di file che stai inviando, perché non tutti i media potranno aprire ogni tipo di file. In generale i PDF (Portable Document Formats) possono essere aperti da quasi tutti e il software di visualizzazione è scaricabile gratuitamente. I PDF garantiranno inoltre che ciò che vedete sullo schermo del vostro computer è ciò che vede il destinatario, senza modificare la formattazione dai diversi computer. Anche gli RTF (Rich Text Format) sono universalmente facili da aprire; tuttavia, il formato non è conservato in un file RTF e non è il migliore per i documenti con grafica.
Assicurati che tutte le foto destinate alla riproduzione siano abbastanza grandi da essere ristampate ad alta qualità; non comprimere l'immagine per inviare l'e-mail più velocemente. I documenti di testo possono essere combinati in un unico file, ma le foto che devono essere considerate per la pubblicazione devono essere allegate come file separati, poiché le immagini non possono essere facilmente separate dal documento. Il formato file JPG è spesso il migliore per le immagini.
Torna al corpo dell'email. Alla fine, elenca quali documenti hai allegato e perché; menzionare anche se i file sono disponibili in un formato diverso. Alla fine dell'email, indica le tue informazioni di contatto complete.
Doppio controllo di tutti gli aspetti prima di inviare l'e-mail. Assicurati che l'indirizzo email sia corretto, che il corpo dell'email non contenga errori e che i file corretti siano allegati.
