Le lettere di cambiamento di politica sono difficili da scrivere perché la modifica di solito non favorisce il cliente o il dipendente, anche se è necessario. Le lettere di cambiamento di politica, come tutte le lettere che trasmettono notizie negative, richiedono un'attenta preparazione e considerazione. Se si scrive la lettera con attenzione, può spiegare la motivazione del cambiamento e mantenere comunque la buona volontà dei clienti o dei dipendenti.
Usa la carta intestata della tua azienda. Poiché questa lettera è una notifica legale di un cambiamento di politica, dovrebbe apparire ufficiale e formale.
Digitare la data completa Salta uno spazio di linea.
Digita il nome, l'organizzazione e l'indirizzo del destinatario. Se questa lettera è un invio di massa a tutti i dipendenti o tutti i clienti, è possibile omettere il nome e l'indirizzo o utilizzare la funzione di stampa unione nel programma di elaborazione testi per inserire automaticamente il nome e l'indirizzo di ciascuna lettera. Salta un altro spazio di linea.
Digita "Dear Mr./Ms. (Name)" seguito da due punti. Se si tratta di una lettera di massa, utilizzare invece un saluto generico come "Gentile cliente stimato" o "Gentile dipendente". Salta un altro spazio di linea.
Inizia la lettera spiegando il problema che ha portato al cambiamento della politica. Utilizzare qualsiasi dato o statistica che possa aiutare a convincere il destinatario. Discuti sempre il problema in primo luogo in un messaggio negativo: se il destinatario comprende il problema, sarà più probabile che accetti la tua soluzione.
Spiegare il cambiamento di politica in un linguaggio specifico e chiaro. Spiegare quando la nuova politica avrà effetto, le conseguenze di non seguire la politica e tutti i dettagli che il dipendente o il cliente dovrà apportare per apportare le modifiche.
Ringrazia il cliente o il dipendente per il suo tempo e la sua collaborazione. Fornire informazioni di contatto da utilizzare se ha domande sulla politica.
Digita "Cordiali saluti" e salta tre spazi di linea. Scrivi il tuo nome completo e il titolo. Firma il tuo nome sopra il tuo nome digitato.
Fai una copia della lettera per i tuoi dati e fornisci un'altra copia per il tuo dipartimento legale. Invia le lettere originali. Se il cambiamento della politica è importante o risulta da una modifica di una legge, invia le lettere per posta certificata in modo che tu possa avere una registrazione di quando ogni destinatario ha ricevuto la sua lettera.
Suggerimenti
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Mantieni la lettera breve ed educata. Non esagerare con le notizie negative, che potrebbero creare scappatoie involontarie nel cambiamento delle politiche.
