I chiamanti possono lasciare messaggi sulla tua casella vocale per una serie di motivi. Alcuni dei messaggi possono essere promemoria amichevoli di informazioni e contatti aziendali importanti. Le cose che dici sul tuo messaggio vocale, che si tratti di una segreteria personale o di una segreteria telefonica aziendale, svolgeranno un ruolo importante nel tipo di informazioni che ricevi dai chiamanti. Vi sono alcune informazioni di base che devi sempre includere nella tua segreteria telefonica.
Messaggio in uscita
La prima cosa che dovresti fare per lasciare un messaggio in uscita è identificare il tuo nome, organizzazione e numero di telefono. La seconda cosa che dovresti fare è indirizzarti alla tua disponibilità. Ad esempio, potresti voler dire che non sei disponibile e dare l'ora e il giorno in cui tornerai. Infine, dettaglia il tipo di informazioni che desideri sulla posta vocale, come nome, azienda, numero e possibilmente un messaggio. Un tipico messaggio vocale uscente potrebbe sembrare così: "Sono Bob Smith con Sampson, Inc. al 555-555-5555. Non sarò disponibile fino alle 4 di oggi, ma per favore lascia il tuo nome, la compagnia e il numero e ti restituirò prontamente la tua telefonata. Grazie. "Ricordarsi di essere brevi e dare istruzioni chiare e concise al chiamante.
Evitare problemi
I chiamanti possono talvolta chiamare numeri errati. Non affermando il tuo nome, organizzazione e numero di telefono sul tuo messaggio in uscita, puoi spesso ricevere messaggi non destinati a te. Dichiarando queste informazioni, si assicura che il chiamante sappia che ha raggiunto la persona giusta o ha composto il numero corretto. Puoi o non vuoi incoraggiare il tuo interlocutore a lasciare un messaggio. Se non li incoraggi a lasciare un messaggio, sarà difficile per te giudicare l'importanza della telefonata. Se si ricevono numerosi messaggi vocali, questi messaggi sono importanti per determinare quali chiamate telefoniche devono essere restituite tempestivamente e come prepararsi per la chiamata di ritorno. Se si incoraggiano i messaggi, è necessario chiedere al chiamante di essere breve o di riepilogare il messaggio. I messaggi vocali con lunghe spiegazioni dei messaggi possono diventare ingombranti o non essere necessari, perdendo così il tuo tempo.
Aggiungi e-mail, social media
Poiché molte informazioni sono condivise attraverso i social media, dovresti probabilmente considerare l'aggiunta di informazioni di contatto online al tuo messaggio in uscita. La sfida nel lasciare i contatti dei social media è far capire al chiamante dove lasciarlo. Potrebbe essere necessario specificare il tuo nome e non dare per scontato che il chiamante lo sappia. Se desideri che un chiamante lasci un messaggio al tuo indirizzo e-mail, puoi dire "Puoi lasciare un indirizzo e-mail a Bob Smith presso Sampson dot com" o "Puoi lasciare un messaggio a Bobsmith a sampson dot com. "Usa il tuo miglior giudizio, ma pronuncia il tuo nome e il nome della tua azienda dà al chiamante il colpo migliore per ottenere le informazioni corrette. Non è una buona idea menzionare indirizzi URL, come Facebook o Twitter, perché possono essere fonte di confusione. Se ritieni che quelli siano i posti migliori per lasciarti messaggi, dì sul tuo messaggio in uscita, "Puoi anche lasciare un messaggio sulla mia pagina Facebook."
