I volontari offrono gratuitamente i loro servizi alle loro organizzazioni di beneficenza, chiese e altre organizzazioni preferite. Tuttavia, mentre i volontari danno liberamente il loro tempo, molte organizzazioni non vogliono che i loro volontari debbano pagare per fare volontariato perché usano la propria benzina e veicoli per raggiungere il loro lavoro di volontariato e alcuni addirittura useranno i loro veicoli personali per eseguire il lavoro. Se un'organizzazione può permetterselo, spesso rimborserà i volontari per le spese di viaggio. Bisogna fare attenzione, tuttavia, a non creare una responsabilità fiscale per il volontario.
Modulo W-9
Il modulo W-9 è una richiesta per un numero identificativo del contribuente. Nel caso dei volontari, questo sarebbe il loro numero di previdenza sociale. Richiede anche il numero di esenzioni del volontario. Se l'organizzazione offrirà rimborsi a volontari, allora questo modulo deve essere compilato. Se i rimborsi rimangono non tassabili, le informazioni non saranno necessarie se non nella contabilità dell'organizzazione per indicare chi sono stati pagati i rimborsi.
Rimborso
Per non essere considerati reddito, i rimborsi devono essere relativi alle spese di viaggio effettive che possono essere documentate in base a un piano responsabile. Ciò significa che i volontari devono fornire la documentazione delle spese e che qualsiasi rimborso delle spese effettive deve essere restituito. La documentazione deve mostrare il tempo, il luogo, lo scopo commerciale e l'ammontare della spesa.
Spese di trasporto
Le spese di trasporto sono per le spese di viaggio locali. Anche se questo è generalmente fatto in una macchina, può includere biglietto aereo, biglietti dell'autobus, costi navetta e tariffe taxi. Inoltre, eventuali pedaggi e tariffe di parcheggio. Per viaggiare in un veicolo personale, può essere difficile determinare i costi effettivi per cose come un cambio d'olio o un rifornimento di benzina. È più facile rimborsare il volontario per miglio fino al tasso di rimborso delle miglia standard dei federali.
Detrazioni di viaggio
Il governo federale fissa i tassi di rimborso per affari, beneficenza, appuntamento medico e miglia in movimento ogni anno in base ai costi di gestione di un veicolo. Se i volontari sono rimborsati più del tasso federale, l'eccesso è considerato reddito, nel qual caso sarebbero necessarie le informazioni sul modulo W-9. Se il volontario viene rimborsato a un tasso inferiore, il volontario può anche richiedere la detrazione tra il tasso di rimborso effettivo e il tasso federale come detrazione sulle imposte federali sul reddito.
