Ad un certo punto della tua carriera, probabilmente dovrai scrivere un rapporto di lavoro. Un report aziendale di solito si rivolge a un particolare progetto o componente dell'azienda, presenta i risultati e fornisce raccomandazioni al lettore previsto.
Pianificare e scrivere un rapporto di lavoro adeguato che raggiunga il pubblico previsto e motiva i suoi lettori a prendere in considerazione la pianificazione, la ricerca e l'impegno per il successo del rapporto. Mentre lo specifico stile di scrittura del rapporto commerciale che utilizzi dovrebbe riflettere il tuo stile personale di scrittura e personalità, così come la personalità della compagnia, ci sono alcuni consigli utili per scrivere rapporti che chiunque può usare.
Chiarire Scopo del rapporto
Pochi suggerimenti per la stesura di rapporti sono importanti quanto la definizione e la chiarificazione dello scopo del rapporto. Esegui il più presto possibile nella relazione, in modo da non sprecare tempo ed energie con problemi inutili. Raccogli tutte le informazioni necessarie per fare un rapporto affidabile. A volte questo può significare parlare con le persone coinvolte, o può essere coinvolto come condurre un progetto di ricerca.
Esempio:
Questo rapporto affronta le tecniche di marketing che abbiamo utilizzato negli ultimi cinque anni per acquisire nuovi clienti. Sulla base di un'analisi delle tecniche, dei soldi spesi e di quanti nuovi clienti abbiamo acquisito da ciascuno, vorrei raccomandare tre tipi specifici di marketing in futuro.
Organizza tutte le informazioni rilevanti
Assicurati di limitare le tue informazioni allo scopo del rapporto commerciale. Non lasciare che l'ambito del report si espanda poiché ciò potrebbe far deragliare il formato del tuo rapporto commerciale. Se lo scopo del rapporto è quello di raccomandare tre argomenti specifici di tecniche di marketing, resta concentrato su queste tre tecniche e informazioni pertinenti.
Esempio:
Come vedrai in base alla mia ricerca, queste sono le tre migliori tecniche di marketing che consiglio. Sono i più convenienti per attirare il maggior numero di nuovi clienti.
Conoscenza del pubblico in formato report aziendale
Devi capire chi stai scrivendo e per e determinare il modo migliore per rivolgersi a questo pubblico. Definisci il tono, l'atteggiamento e l'enfasi che sono orientati verso i tuoi lettori. Anche se dovresti essere sempre professionale nel tuo stile di scrittura del rapporto aziendale, il livello di dettaglio che includi può variare a seconda di chi sta leggendo il rapporto.
Se stai scrivendo a dirigenti aziendali di alto livello, potresti voler includere più numeri definitivi e ricerche e essere più dettagliato nelle tue descrizioni. Se stai scrivendo al team di marketing che comprende il gergo del marketing, puoi utilizzare un formato di rapporto commerciale che ha un tono più rilassato e parla delle tecniche che hai usato in passato.
Motivare il pubblico
Componi il rapporto commerciale usando parole forti che motiveranno il tuo pubblico. Crea frasi efficaci e ben organizzate, ma sii fedele al tuo personale stile di scrittura di report aziendali. Alcuni dei tuoi spettatori possono solo eseguire la scansione del rapporto, quindi scegli un formato di rapporto commerciale con punti puntati, un sacco di spazio bianco, buoni titoli e sottotitoli e brevi paragrafi.
Esempio:
Tre tecniche di marketing Killer
Possiamo ottenere il 35% di clienti in più e risparmiare denaro utilizzando le seguenti tre tecniche di marketing killer:
- Newsletter mensili via email che forniscono contenuti utili.
- Promozioni trimestrali nei negozi.
- Pubblicità sul giornale locale.
Correzione di bozze prima di inviare
Uno dei consigli di scrittura dei report più importanti è la verifica, la modifica e la revisione prima di distribuire il report. Avere una seconda serie di occhi leggono sul rapporto è un ottimo modo per assicurarsi che il tuo messaggio sia chiaro. Lasciare un sacco di tempo per modificare e rivedere il rapporto prima della data di scadenza. Non affrettare questo passaggio. Quando si distribuisce il report, assicurarsi che tutti i documenti e gli allegati siano inclusi e che tutti li ricevano.
