L'azienda media tiene traccia di numerose categorie separate di spese durante il corso degli affari. Le due principali categorie di costi aziendali sono le spese operative e non operative. Sui rendiconti finanziari e sulle relazioni, potrebbe essere necessario tenere conto dei costi amministrativi e di segreteria della società.
Lavoro clericale
Il lavoro d'ufficio è praticamente qualsiasi compito che richiede l'attenzione di un impiegato amministrativo. Le attività più comuni comprendono la copia, la stampa, la dettatura, la risposta ai telefoni, l'archiviazione e l'elaborazione dei conti clienti e dei conti fornitori. Gli impiegati gestiscono anche l'elaborazione delle buste paga presso alcune aziende. Il lavoro d'ufficio è comunemente eseguito in un ambiente d'ufficio; in alcuni casi, le aziende assumono assistenti virtuali per gestire alcune di queste funzioni.
Spese amministrative
Un costo di ufficio è una spesa specificamente associata al lavoro d'ufficio. Si classifica comunemente come una spesa operativa a conto economico, in quanto tali compiti sono necessari per il funzionamento costante del business. Alcuni contabili elencano i "Costi amministrativi e amministrativi" o una categoria simile come voce separata nella sezione delle spese operative di un conto economico.
considerazioni
I dipendenti amministrativi non sono l'unico gruppo responsabile delle spese di ufficio in un'azienda. Quasi tutti i reparti sostengono costi di ufficio di qualche tipo. Ad esempio, i dipendenti delle vendite devono produrre materiali di vendita per i clienti e il reparto risorse umane conserva i file sui dipendenti.
Riduzione dei costi di ufficio con software
L'utilizzo del software è un modo semplice per risparmiare sui costi di ufficio. Mantenere una carta stampata per tutto è costoso; devi pagare per carta, costi di stampa e archiviazione. Molti programmi software consentono di creare file sul computer o di scannerizzarli su un computer per l'archiviazione su un disco rigido o su un supporto rimovibile. Il software semplifica inoltre la possibilità di fare riferimento e recuperare le informazioni, riducendo la necessità di impiegati assidui dedicati.
