Le aziende e le organizzazioni dipendono dalle linee di comunicazione rimanendo aperte e rimanendo affidabili tra diverse parti e divisioni. Senza la capacità di comunicare in modo efficace, le funzioni aziendali iniziano a crollare molto rapidamente. Tuttavia, chiunque comunica la propria strada allo stesso tempo porta anche al caos. È qui che entrano in gioco i protocolli sul posto di lavoro.
Protocolli definiti
Detto semplicemente, i protocolli sono regole interne che i membri di un'organizzazione devono seguire e utilizzare. Assicurandosi che le attività mirate siano gestite secondo i protocolli, l'organizzazione assicura coerenza e conformità ad ogni livello. Lo svantaggio, tuttavia, è che troppi protocolli portano a ridondanze, burocrazia e, peggio, ritardi non necessari. Questo funziona contro un'organizzazione che cerca di essere agile e flessibile. Strike un equilibrio tra conformità e reattività.
Comunicazione elettronica
Per aggiungere alla sfida di gestire il modo in cui le persone nella stessa organizzazione comunicano, i metodi elettronici e computerizzati hanno complicato il problema. La velocità della comunicazione elettronica spesso porta a problemi più rapidi e si diffonde ulteriormente quando si commettono errori. Smartphone, e-mail, instant messaging e file di computer non fanno che aumentare le comunicazioni.
Comunicazione scritta
I messaggi scritti, i più tradizionali dei metodi di comunicazione aziendale, sono facilmente standardizzati dalle organizzazioni in modo che possano essere correttamente instradati correttamente e con la giusta priorità. Questo viene fatto scegliendo diversi metodi per diversi livelli di importanza. E-mail, note e messaggi di base possono essere utilizzati per le comunicazioni quotidiane. I promemoria e le lettere sulla carta intestata dell'azienda presentano le questioni comunicate in modo più formale. Riservare documenti e rapporti di emissione per discussioni sulle politiche e importanti sforzi decisionali.
Messaggistica elettronica
Il problema con le e-mail, la messaggistica istantanea e Internet è che le organizzazioni spesso perdono il controllo del messaggio e del suo pubblico molto rapidamente. Le organizzazioni sono ben servite da uno staff di formazione regolare sui rischi e sui pericoli della comunicazione elettronica, riservando questi strumenti a uno staff quotidiano e regolare di comunicazione e formazione per capire come eliminare regolarmente le vecchie comunicazioni e mantenere solo le informazioni importanti. Troppo spesso, le persone usano questi strumenti per messaggi stupidi o personali. I risultati possono variare da imbarazzante a serio se questi file in seguito vengono riesumati in cause legali o legali.
Regole di scrittura
Come parte dei protocolli, anche le organizzazioni traggono vantaggio dall'assicurare che qualsiasi comunicazione segua regole di utilizzo chiaro. Ciò significa che il personale deve capire come comunicare correttamente per iscritto. Gli acronimi rapidi e tecnologici, come LOL, WTB, WU, LTR e così via, non appartengono agli scritti professionali. Il personale dovrebbe capire che ha bisogno di comunicare in un linguaggio appropriato che dia un premio all'ortografia e alla grammatica.
Comunicazioni verbali
I protocolli per la comunicazione verbale possono essere implementati in modo simile ai documenti scritti. Dovrebbero esserci livelli per le riunioni verbali, tra cui discussioni casuali, riunioni formali, riunioni di gerarchia e interazioni politiche / decisionali. Ognuno di questi eventi di contatto dovrebbe avere un'aspettativa comprensibile su come comunicare, per quanto tempo e come elaborare le reazioni e le decisioni. Il fallimento di fare questo in un business spesso si traduce in un'interazione ad hoc che, mentre a suo agio in piccoli gruppi, inizia a causare problemi man mano che le organizzazioni crescono.
