Mantenere i supervisori, i colleghi e i subordinati ben informati è essenziale per un buon ufficio. Mentre molte informazioni quotidiane vengono scambiate di persona, via e-mail o al telefono, a volte è necessario scrivere un promemoria per l'ufficio che memorizza le discussioni e le azioni che hanno già avuto luogo (comprese le valutazioni dei dipendenti) e / o dà tutti "a testa alta" per quanto riguarda i cambiamenti imminenti. Ecco cosa devi sapere per raccogliere i tuoi pensieri e scrivere un memo efficace.
Identifica lo scopo del memo che vuoi scrivere. Cerca di sintetizzarlo in una breve frase. Esempi: orientamento per i nuovi dipendenti; Nuove procedure per l'elaborazione di reclami di viaggio; Vacanze Potluck. Questa frase costituirà la riga "Oggetto" nella parte superiore del tuo promemoria direttamente sotto i destinatari.
Identifica le persone a cui andrà il memo. Se è solo per poche persone, il memo le identificherà per nome, titolo e dipartimento. Se, tuttavia, andrà a un grande gruppo, saranno identificati da un titolo collettivo. Esempi: tutti i dipendenti; Dirigenti della Divisione 4; Staff di supporto clericale. Questa informazione verrà inserita nella riga "A" del promemoria.
Identifica te stesso e il tuo titolo nella riga "Da". Anche se tutti ti conoscono come "Bob", dovresti identificarti sia con il tuo nome che con il cognome.
Segui la "Regola di 3" nella costruzione del contenuto del tuo memo; in particolare, dì ai tuoi lettori quello che stai per dire loro, dì loro di cosa si tratta e finisci ribadendo ciò che hai appena detto loro. Ad esempio, forse il tuo promemoria riguarda il ricordare ai dipendenti che le distrazioni della stagione delle vacanze rendono un periodo molto popolare per i ladri per rubare oggetti come borse e oggetti personali lasciati in bella vista. Il primo paragrafo li consiglierebbe della necessità di essere cauti. Il secondo paragrafo fornirebbe suggerimenti su come chiudere banchi e porte e essere più consapevoli dei visitatori. Il terzo paragrafo raccomanderebbe azioni da intraprendere se osservano comportamenti sospetti o sono vittima di un furto d'ufficio.
Utilizzare i punti elenco per promemoria che forniscono contenuti procedurali o qualsiasi tipo di elenco di controllo. Questi sono molto più facili da seguire e capire che incorporarli in un paragrafo narrativo.
Osservare la regola dei margini da 1 pollice sui lati sinistro e destro e sul fondo della pagina. La parte superiore della pagina è probabilmente una forma di carta intestata o un modello che farà cadere il margine superiore di diversi centimetri. Se non si dispone di carta intestata, è possibile creare da soli un documento dall'aspetto piacevole centrando la parola "MEMO" in grassetto di 2 o 3 pollici in basso nella parte superiore della pagina. "A:", "From:" e "Subject:" verrebbero digitati sul margine sinistro. Il corpo del memo è a spaziatura singola.
Usa un 12 pt. carattere che sarà facile da leggere per i tuoi destinatari. Times New Roman e Courier sono standard; Bookman e Palatino sono accettabili pure.
Correggi attentamente i tuoi contenuti prima di stamparli.
Fotocopiare tutte le copie necessarie e distribuirle ai destinatari.
Suggerimenti
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Quando possibile, mantieni il tuo memo su una pagina. Con tutto quello che devono fare tutti in un ufficio, qualsiasi memo che vada a più pagine sarà probabilmente messo da parte per la lettura successiva e finirà per arrivare alla fine dello stack. Se il contenuto è di natura urgente o riguarda una riunione imminente, è necessario che accedano ai propri calendari, accertandosi che questo risulti nella riga dell'oggetto in modo che i tuoi lettori non lo perdano.
avvertimento
Se il contenuto del tuo memo è negativo o forse è scritto nello spirito di un momento sconvolgente, mettilo da parte per alcune ore o fino al giorno successivo e rileggilo di nuovo.
