Le lettere di apprezzamento da parte di clienti, colleghi e soci in affari possono essere utilizzate come trampolino di lancio per migliorare le relazioni con i clienti o migliorare una relazione esistente. Mentre non vuoi entrare in un ciclo continuo di invio di una nota di ringraziamento per una nota di ringraziamento in cui tutti i tuoi commenti sono "grazie" e "sei il benvenuto", ci sono modi per sfruttare al massimo questo scambio.
Mostra il tuo apprezzamento
Se qualcuno ti ringrazia per il tuo tempo, complimenti al tuo prodotto o servizio o comunque ha qualcosa di buono da dire sulla tua azienda, riconosci l'apprezzamento del tuo fan con un messaggio di risposta.
Esempio: Grazie per aver dedicato del tempo a riconoscere il servizio superiore ricevuto dal nostro addetto alle vendite, Jane Dell. La tua lettera di ringraziamento sarà registrata nell'archivio dei dipendenti di Jane e verrà confermata alla nostra prossima riunione del personale dei dipendenti.
Esempio: Grazie per la tua gentile lettera di ringraziamento per il completamento della tua ristrutturazione interna. Speriamo che ci penserai nuovamente in futuro per le tue esigenze di decorazione.
La tempistica della tua risposta dovrebbe essere in linea con gli standard interni che hai per rispondere alle domande dei clienti. Se torni alle email dei clienti in 24 ore, fai lo stesso con la risposta a una lettera di ringraziamento.
Migliora la tua relazione d'affari
Se qualcuno scrive per ringraziarti per un preventivo, un campione di prodotto o come seguito di una consultazione, usa l'apertura per portare il tuo rapporto commerciale al livello successivo.
Esempio: Sono felice di sapere che hai ricevuto il campione dei nostri nuovi prodotti per la pulizia verde. Sarei felice di organizzare un tempo per venire al vostro business e fornire una stima delle quantità necessarie per il personale interno di pulizia.
Esempio: Sono lieto di sapere che hai ricevuto la nostra stima per il tuo progetto di costruzione e che la stima soddisfa le esigenze finanziarie del tuo consiglio di amministrazione. Mi piacerebbe organizzare un tempo per incontrarsi e discutere un calendario per andare avanti con piani di sviluppo più concreti.
In questo caso, la lettera di ringraziamento che ricevi fa parte di un accordo commerciale in corso e dovrebbe essere seguito immediatamente.
Fornire un incentivo futuro
Se qualcuno mostra apprezzamento per un prodotto o servizio, incoraggia a ripetere l'attività offrendo un omaggio o un incentivo per farla visitare di nuovo.
Esempio: Sono lieto di sapere che il catering della festa di pensionamento di tuo padre è stato accolto così bene. In allegato, si prega di trovare un buono regalo per $ 100 dalla prossima festa o evento.
Esempio: Siamo stati lieti di apprendere che la tua esperienza di riparazione nel settore automobilistico è stata piacevole. In allegato, si prega di trovare due tagliandi di cambio olio gratuiti e un coupon di servizio da regalare a un familiare o un amico. Fagli menzionare il tuo nome e ti invieremo una carta regalo per un lavaggio e una cera gratuiti per la tua prossima visita.
Le risposte utilizzate come strumenti di marketing devono essere prioritarie e inviate il prima possibile, proprio come si farebbe prontamente per rispondere a una richiesta di informazioni o per fissare un appuntamento.
