Un sistema di archiviazione ben mantenuto consente di accedere rapidamente alle informazioni vitali e consente di risparmiare denaro aziendale risparmiando tempo. Aziende, scuole, agenzie governative e persino persone comuni usano sistemi di archiviazione per mantenere i loro affari organizzati. Scegli tra quattro diversi tipi di sistemi di archiviazione per il tuo ufficio. Ognuno offre i suoi vantaggi e svantaggi.
Sistema di archiviazione alfabetico
Nel sistema di archiviazione alfabetica, disporre i record in base al nome - il nome della persona, della società o del soggetto - in base alle lettere dell'alfabeto. Utilizzare questo sistema di archiviazione con due metodi diversi. Il sistema di archiviazione alfabetica topica, noto anche come sistema di dizionario, archivia record individuali in ordine alfabetico. Questi sistemi di archiviazione funzionano bene quando si memorizza un piccolo numero di record, meno di 5.000 file, secondo Ancom, una società di sistemi di archiviazione.
Questo sistema si rivela problematico quando ci sono molti clienti o clienti che condividono lo stesso nome. Utilizzare un sistema geografico - noto anche come un'enciclopedia o sistema classificato - per organizzare grandi volumi di record. In questo sistema, raggruppa i soggetti insieme in ampie categorie in base alla località come città, contea o stato. Le categorie e i file all'interno di ogni categoria sono disposti in ordine alfabetico.
Sistema di archiviazione numerica
Quando si utilizza un sistema di archiviazione numerica, assegnare numeri a ciascun file e disporre i numeri in ordine sequenziale. I file per le persone con lo stesso nome non avranno intestazioni duplicate come con il sistema alfabetico. Questo sistema offre anche una migliore riservatezza dei file poiché nessun nome viene visualizzato sui file e funziona bene quando si gestisce un grande volume di file. Invece di assegnare un numero ai file, utilizzare il sistema cronologico che mette i file in ordine in base alla data.
Terminal Digit Sistema di archiviazione
Quando si utilizza il deposito di cifre del terminale, assegnare i numeri di file in ordine sequenziale, ma archiviarli in base alle ultime due cifre. Ancom fornisce gli esempi di trovare un file numerato 17234. Prima vai nella sezione 34 del sistema di archiviazione, poi cerca l'area 72 di quella sezione e infine cerca il file 1. Questo sistema funziona bene se si conservano più di 10.000 file.
Sistema di archiviazione alfanumerico
Utilizza sia lettere che numeri per organizzare i file nel sistema di archiviazione alfanumerico. Ad esempio, utilizzare due lettere per indicare lo stato in cui vive il cliente, seguito da un numero per indicare il proprio numero di conto. Ciò consente una presortazione più semplice quando è necessario estrarre una grande quantità di file dalla stessa posizione.
