I sistemi di archiviazione dei record medici consentono ai fornitori di archiviare le informazioni in modo sicuro e recuperarle in modo efficiente. I sistemi di archiviazione proteggono anche i dati identificativi del paziente. Il tipo di sistema di informazioni sanitarie che un provider utilizza spesso dipende dal tipo di struttura, dalle sue dimensioni, dal numero di pazienti trattati e dal volume di record che conserva. Le strutture più piccole che forniscono assistenza specialistica per un numero inferiore di pazienti possono scegliere i registri cartacei, mentre le organizzazioni più grandi con più dipartimenti e sedi potrebbero utilizzare i record elettronici. Alcuni fornitori di cure utilizzano un ibrido di sistemi di archiviazione di cartelle cliniche elettroniche e cartacee.
Cartelle mediche: buone per il paziente e il fornitore
Le cartelle cliniche supportano l'assistenza di qualità per i pazienti e aiutano a garantire che coloro che forniscono le cure siano pagati correttamente. Documentando sintomi, diagnosi e trattamenti, i fornitori possono utilizzare le storie mediche per aiutare i pazienti a rimanere in buona salute e recuperare più rapidamente dalle malattie. Inoltre possono essere pagati più velocemente perché le compagnie di assicurazione spesso richiedono prove di assistenza di qualità.
Gli standard HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability) aiutano a proteggere la tua privacy fornendo linee guida su cosa, quando e come le informazioni sulla tua assistenza possono essere condivise. Tutti i fornitori di servizi medici sono tenuti ad aderire a questi standard, indipendentemente dal tipo di sistema di archiviazione che utilizzano. Per condividere determinate informazioni, devono ottenere il consenso scritto e un modulo di rilascio firmato. Ad esempio, il tuo vicino di casa non può chiamare il tuo medico e scoprire se sei un paziente, per non parlare del perché hai visto il medico. Anche il tuo coniuge ha bisogno di un modulo di rilascio firmato per poter parlare con il tuo medico. Le compagnie di assicurazione hanno accesso a informazioni limitate, come i codici di fatturazione assicurativa, ma non sono a conoscenza di altri dettagli sulla tua assistenza.
Sistemi carta: organizzati alfabeticamente o numericamente
I sistemi di archiviazione per le cartelle cliniche di carta occupano molto spazio. Scaffali, armadi e cassetti con cartelle con codice colore sono all'ordine del giorno.
Questi tipi di sistemi variano in base alla quantità di pollici di archiviazione lineare disponibili per archiviare i record e in che modo sono organizzati i record. I record sono organizzati in ordine alfabetico o numerico.
I sistemi di archiviazione numerica includono quanto segue.
- Archiviazione diretta o consecutiva: Le cartelle cliniche sono archiviate in ordine cronologico per numero di pazienti (cioè la data in un record di data-mese-anno).
- Deposito di cifre del terminale: Noto anche come sistema di archiviazione numerica inversa, questo è l'opposto del numerico diretto in cui i record sono ordinati in base all'ultima cifra (vale a dire l'anno in un record data-mese-anno).
Le cartelle di carta vengono solitamente conservate dietro porte chiuse e in cassetti chiusi a chiave. Gli impiegati di Office tengono traccia delle richieste di record e dell'ubicazione dei record, ad esempio attraverso un sistema di check-out che richiede a qualcuno di firmare per un record. Solo i supervisori possono accedere ai record dopo l'orario, secondo necessità.
Sistema di archiviazione elettronico: più facile da condividere
Una cartella clinica elettronica è una versione digitale del diagramma cartaceo che contiene la storia di un paziente all'interno di una singola pratica. Un fornitore utilizza un EMR per identificare i pazienti per visite preventive e screening, monitorare la salute dei pazienti, tenere traccia dei dati e migliorare la qualità delle cure.
Con un EMR, un utente può accedere solo alle informazioni specifiche necessarie dal record. Ad esempio, se un utente non deve vedere una cronologia completa del paziente, il sistema consente l'accesso solo alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. I sistemi EMR adottano misure di sicurezza per impedire agli utenti non autorizzati di accedere a informazioni sanitarie protette, come le storie mediche. Questo aiuta a garantire il rispetto degli standard HIPAA e allo stesso tempo agevola l'accesso alle parti approvate.
Le robuste cartelle cliniche elettroniche includono anche dati amministrativi e di fatturazione. Gli EMR possono essere condivisi tra le pratiche per migliorare la qualità delle cure, ma la condivisione dei registri tra i fornitori e le strutture deve ancora essere effettuata in conformità con i regolamenti HIPAA. I principali fornitori di software come Cerner, Epic, McKesson e Meditech forniscono sistemi di archiviazione che consentono agli utenti di accedere alle informazioni per i singoli pazienti cercando per nome. I sistemi di archiviazione elettronica consentono inoltre agli utenti di visualizzare informazioni per gruppi di pazienti, ad esempio la ricerca di dati demografici condivisi o di storie cliniche in modo che possano migliorare la salute delle comunità, ad esempio identificando chi è il destinatario delle vaccinazioni.
Sistemi ibridi: combinazione di record elettronici e cartacei
Alcune pratiche mediche utilizzano record elettronici e documenti cartacei. Possono stampare informazioni digitali, eseguire la scansione di documenti cartacei e accedere alle informazioni da entrambi i tipi di sistema, in modo che i loro sistemi elettronici e cartacei siano compatibili.
Ad esempio, alcune pratiche che utilizzano gli EMR aggiornano i loro file mediante la scansione delle informazioni sulla carta. O stamperanno le informazioni dalla registrazione elettronica in modo che un fornitore di assistenza possa averla su carta quando tratta un paziente.
Le politiche e le procedure di una struttura dovrebbero determinare quali parti del record saranno basate su supporto cartaceo e quali parti sono archiviate elettronicamente. Tutti i nuovi record sono archiviati nel formato appropriato. Se una porzione del record è basata su carta, dovrebbe fare riferimento alla posizione della porzione elettronica.
