Il rapporto annuale senza scopo di lucro è più efficace quando è scritto e progettato tenendo conto dell'importanza e dell'uso del documento. Il documento funge da pagella, riconoscimento per i donatori e altri sostenitori, un'opportunità per condividere informazioni con la comunità non profit e uno strumento di marketing per attirare nuovi sostenitori. I lettori del rapporto annuale cercano informazioni su quantità, qualità e risultati su programmi, clienti e reddito. Le relazioni annuali ben progettate comprendono un bilancio di narrativa, fotografie, elenchi e rappresentazioni grafiche di dati finanziari. Un rapporto annuale ben scritto racconta le singole storie dietro i grafici a torta e gli elenchi dei donatori.
Determina il contenuto del tuo rapporto annuale. Se la tua pubblicazione è una rivista spessa, patinata o una newsletter di quattro pagine, i tuoi lettori cercheranno informazioni specifiche nel tuo rapporto annuale: una lettera di una pagina dal presidente o dall'amministratore delegato senza scopo di lucro, rapporti sui risultati organizzativi, rapporti da programmi speciali o divisioni principali, relazioni finanziarie, un elenco di membri del consiglio di amministrazione e personale chiave, e un elenco di donatori organizzato in base al numero e in ordine alfabetico per nome.
Usa una scrittura chiara, semplice e onesta con un tono informale ma professionale. Indicare chiaramente i fatti e utilizzare un tono rilassato e personale per scrivere sui risultati e le storie personali che descrivono l'impatto sui clienti e sulla comunità.
Scegli parole nella tua scrittura che trasmettano positività, orgoglio e impegno alla tua missione. Evita la scrittura inutilmente drammatica, ma condividi informazioni che coinvolgono il lettore e fa appello ai donatori che provano un senso di collaborazione nel tuo lavoro. Ad esempio, raccontare la storia di un cliente per descrivere le realizzazioni di un programma e collegare le attività alla missione dell'organizzazione.
Includere un paio di barre laterali per evidenziare i dati importanti dei rapporti del programma, come una suddivisione dei clienti per età ed etnia o i partecipanti a un programma di ricerca di lavoro e il loro stato alla fine dell'anno. Questa informazione riassuntiva aiuta i lettori a cogliere la linea di fondo degli articoli e aggiunge anche una prospettiva umana.
Prepara le immagini per le tue informazioni finanziarie usando i dati nel tuo rapporto finanziario per mostrare trend, totali e riepiloghi. Ad esempio, crea un grafico a torta che mostra la percentuale di budget utilizzata da ciascun reparto o un grafico a barre che mostra le modifiche apportate alle donazioni negli ultimi quattro anni. Utilizzare una casella di testo per elencare i fondi totali ricevuti da diversi tipi di donatore, come fondazioni e individui. Le immagini finanziarie forniscono ai lettori istantanee memorabili.
Scegli le foto che utilizzerai per aiutare a raccontare le storie. Potresti usare le foto di una casa che la tua organizzazione ha aiutato a costruire, gli studenti del tuo programma di doposcuola, gli animali nel tuo rifugio di salvataggio, gli alberi piantati nelle scuole della zona o il personale che organizza una passeggiata a piedi.
Suggerimenti
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Scegli la formattazione in base alla lunghezza e al contenuto del tuo rapporto annuale. Una lunga relazione potrebbe trarre beneficio da sezioni, come programmi, risultati, finanziari e donatori. È possibile scegliere di suddividere il testo interrompendo le foto e la grafica in una narrazione in esecuzione separata solo da titoli.
Il tipico lettore di report annuale è più interessato alla lettera dell'amministratore delegato o del presidente di bordo, il nome del lettore sulla lista dei donatori, le didascalie delle foto e i totali finanziari, secondo Board Café sul sito Web Blue Avocado.
