La maggior parte degli hotel esegue controlli notturni o controlli di bilanciamento dei propri libri ospiti.Questi controlli sono completati al fine di garantire l'accuratezza dei conti degli ospiti, per verificare le transazioni finanziarie del giorno e tracciare le percentuali di occupazione e le entrate delle camere, nonché per capire quali ospiti effettueranno il check-out il giorno successivo. Le verifiche notturne possono essere condotte manualmente o elettronicamente, e ci sono molti passaggi nella procedura generale.
Completa i messaggi di addebito eccezionali
I revisori della notte sono responsabili di garantire che tutte le transazioni degli ospiti dal giorno siano correttamente addebitate e postate agli account degli ospiti. Questi addebiti devono essere inviati alla data precisa, o confusione e discrepanze possono sorgere quando l'ospite è al check-out. Alcuni esempi di addebiti di questo tipo includono le spese per il servizio in camera, i costi telefonici o Internet, le spese di lavaggio a secco, i costi per il minibar e i parcheggi.
Riconciliare lo stato e le tariffe della camera
Dopo aver esaminato il rapporto sull'occupazione del giorno e i rapporti sullo stato delle pulizie, che vengono completati ogni mattina, il revisore dei conti notturno deve riconciliare eventuali discrepanze tra i due rapporti per apprendere lo stato effettivo di occupazione della camera d'albergo. Quindi confronta i record di registrazione degli ospiti con il rapporto sulla camera per assicurarsi che le tariffe addebitate o quotate corrispondano. Ad esempio, alcuni ospiti potrebbero essere quotati uno sconto camera aziendale al momento del check-in, ma il sistema di prenotazione lo ha elencato come tariffa standard.
Verifica mancate presentazioni
Quando gli ospiti hanno prenotazioni ma non effettuano il check-in, sono considerati mancati spettacoli. Il revisore dei conti notturno deve controllare queste informazioni nel sistema di front office per assicurarsi che le prenotazioni duplicate siano rimosse, le fatturazioni di mancate presentazioni siano addebitate e le stanze siano contrassegnate come disponibili. Deve anche annotare nel sistema che il cliente non si è presentato, quindi non ci sono problemi quando il no-show paga una commissione.
Tariffe e tasse delle camere postali
Questo processo di auditing notturno è solitamente molto più semplice con un sistema automatico. Il revisore dei conti notturni pubblica semplicemente, o crea un addebito per, le tariffe effettive notturne delle camere e tutte le tasse applicabili a tutte le stanze occupate. Dopo aver confermato le tariffe e le tasse, il revisore dei conti notturni crea una tariffa per le camere e un rapporto fiscale.
Generazione di report
Il revisore dei conti notturni crea diversi rapporti diversi dalla tariffa della camera e dal rapporto fiscale. Questi includono il rapporto sulle operazioni giornaliere, i rapporti separati del dipartimento e il rapporto sul bilancio elevato. Il rapporto operativo giornaliero consiste in un riepilogo di tutte le attività della giornata e include dettagli quali entrate complessive, transazioni di cassa del front office, statistiche operative e crediti. I rapporti separati del reparto includono tutte le transazioni da altri reparti dell'hotel, come un ristorante o bar in loco, il servizio in camera e altre aree dell'hotel. Il rapporto di bilancio elevato identifica semplicemente gli ospiti che potrebbero essere vicini al raggiungimento dei limiti di credito del proprio account.
Procedure finali
Il revisore dei conti notturno confronta i pagamenti in contanti e i pagamenti, equilibra i registri e crea un buono di deposito in contanti per la banca. Quindi esegue il backup del sistema informatico dell'hotel per garantire che tutte le informazioni vengano salvate. La procedura finale consiste nel distribuire tutti i rapporti e le informazioni alle parti appropriate, come il direttore generale, il responsabile della reception e il responsabile della sala o del ristorante.
