Mettere insieme un annuario richiede tempo e denaro. Pertanto, molti dipendenti cercano pubblicità aziendale, raccolte di fondi e sponsor per aiutare con le esigenze finanziarie dello staff. Gli sponsor possono essere parte integrante del finanziamento di un annuario, ma è una buona idea prima cercare potenziali sponsor prima di contattarli per chiedere un sostegno finanziario. I buoni contatti possono essere genitori di membri dello staff di annuario, docenti della scuola e membri dello staff, o membri della comunità come titolari di aziende.
Pianificazione anticipata
Prima di scrivere, incontrati come personale e valuta i bisogni finanziari. La maggior parte dei membri del personale si riunisce a fine estate, prima dell'inizio dell'anno scolastico, per stilare un elenco delle esigenze di finanziamento. Ad esempio, considera il campo di annuario, la firma degli eventi del giorno o le magliette del personale. Tutto questo costa denaro, a parte il costo effettivo della pubblicazione dell'annuario. Una volta che la tua lista e il tuo budget sono in ordine, vai in giro o cerca su Internet le aziende locali per sponsorizzare il tuo annuario e sostenere finanziariamente le tue esigenze. Il personale può inviare mailer ai genitori della scuola e dello staff, ma è una buona idea mantenere le lettere di sponsorizzazione più personali.
Saluti e introduzioni
Ogni grande lettera inizia con un saluto educato e l'introduzione di chi sei. Se si rivolge a un'azienda specifica, effettua la tua ricerca e indirizza la lettera al gestore o proprietario di tale attività. Rendere il più personale possibile è importante quando si richiede assistenza finanziaria o sponsorizzazione. Dopo il saluto, è ora di presentarti, lo staff degli annuari e la scuola che rappresenti. Non vuoi ancora arrivare alla richiesta; parla solo di chi sei. Questo potrebbe essere un buon momento per menzionare il tuo ruolo nella community, eventuali premi che l'annuario ha vinto o un possibile tema del libro.
Intenzioni chiare
Dopo le introduzioni, raggiungi lo scopo della lettera. Dì loro esattamente ciò che ti serve e cosa intendi fare con i soldi. Puoi suggerire importi specifici per una donazione, ad esempio $ 20, $ 50, $ 100 o $ 200. È utile menzionare i benefici del loro regalo, come detrazioni fiscali e aiuti allo staff e alla comunità. Puoi anche menzionare come intendi onorare la loro donazione, come dare loro una piccola targa da mostrare o offrire spazio nel tuo annuario per pubblicizzare la loro attività.
Grazie e Follow Up
L'ultimo paragrafo della tua lettera dovrebbe fornire le tue informazioni di contatto, compreso il momento migliore per contattarti. Includi una riga o due che indica anche quando prevedi di contattarli se non ti senti indietro.A seconda del personale, puoi scegliere di contattarli via telefono, e-mail o di persona, ma assicurati che sappiano quando e in che modo non siano sorpresi. Infine, ringraziali per il loro tempo e considerazione e menziona che apprezzi ciò che fanno per la tua comunità. Firma la lettera con il tuo nome, seguita dallo staff e dal nome della scuola proprio sotto la tua firma, anche se alcuni membri dello staff ritengono che sia più personale avere l'intero gruppo a firmare la lettera.
