Buone comunicazioni con i fornitori della vostra azienda sono essenziali per mantenere una catena di approvvigionamento agevolmente funzionante. Quando la tua attività si trasferisce, devi assicurarti che tutti i tuoi fornitori siano avvisati e abbiano il tempo di aggiornare le informazioni di contatto e di spedizione. Una lettera di cambio di indirizzo non è difficile da preparare, ma è necessario fare un po 'di pianificazione. Evita di lasciare questo compito fino all'ultimo minuto.
Compilare una mailing list completa dei fornitori della tua azienda. Iniziare a compilare l'elenco almeno sei settimane prima della data effettiva del trasferimento aziendale, in modo da poter inviare tempestivamente il cambio delle lettere indirizzo. Potrebbe essere necessario inviare più di una lettera in alcuni casi. Ad esempio, un venditore può avere un reparto ordini e spedizioni che è separato dai suoi uffici di fatturazione. Dovresti avvisare entrambi.
Metti le informazioni sul cambio di indirizzo solo nel corpo della lettera ai venditori. Usa la carta intestata della tua azienda o metti il tuo indirizzo e le informazioni di contatto correnti nel saluto o nella chiusura della lettera seguendo il solito formato di lettera commerciale.
Informa i fornitori che la tua attività commerciale si sta trasferendo nel primo paragrafo della lettera e indica la data della modifica. La mossa effettiva può richiedere diversi giorni, quindi indicare la data esatta in cui la corrispondenza e le spedizioni devono essere inviate al nuovo indirizzo. Spiega perché la società si sta muovendo. Ad esempio, dicendo ai fornitori che la società è in espansione e ha bisogno di una struttura più grande, consente loro di sapere cosa sta succedendo in un modo che crea un'impressione favorevole. Se ci sarà un periodo durante il quale le operazioni verranno interrotte, indicare le date in cui l'attività verrà chiusa.
Inserisci il nuovo indirizzo commerciale dell'azienda nel secondo paragrafo. Se l'indirizzo postale sarà diverso dall'indirizzo, includerlo anche. Fornire qualsiasi altra informazione di contatto che sta cambiando, come i numeri di telefono. Invia la lettera del cambio di indirizzo almeno tre settimane prima del trasferimento in modo che i venditori abbiano il tempo di aggiornare i propri record. Infine, fornisci un numero di telefono o un indirizzo e-mail affinché i fornitori possano porre domande, se necessario.
Suggerimenti
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Segui la tua lettera con un'e-mail con la richiesta di conferma che la lettera di cambio indirizzo è stata ricevuta e ricorda ai venditori il trasferimento imminente. Puoi anche postare il cambio di indirizzo sul tuo sito web e sulle pagine dei social media. Fornire gli indirizzi Web di questi siti nella lettera e nell'e-mail.
