I sistemi di archiviazione si sono evoluti nel corso degli anni dall'archiviazione di documenti cartacei in scatole a sofisticati programmi software che archiviano i file elettronicamente alla vista. Sebbene oggi sia possibile scegliere una varietà, tutti i sistemi di archiviazione condividono un obiettivo principale: la gestione efficace dei record. Con vari sistemi di archiviazione disponibili, è importante considerare le caratteristiche di ciascuno per selezionare quello più appropriato. I sistemi di archiviazione più comuni sono facili da implementare e forniscono un mezzo per la gestione efficace dei file.
Archiviazione alfabetica
L'archiviazione alfabetica è il sistema di archiviazione più comune per meno di 5.000 record. Il deposito in ordine alfabetico è un sistema in cui si organizzano i file in base a nomi di individui, aziende, istituzioni, agenzie, soggetti, argomenti o posizioni geografiche in base all'ordine del dizionario. Questo sistema è efficace per i file dei nomi dei clienti o dei clienti. Se si archiviano i soggetti, utilizzare un indice relativo. L'indice è una lista in ordine alfabetico dei nomi degli argomenti scelti per rappresentare ciascun soggetto. Fare riferimento all'indice relativo per scoprire quale nome dell'argomento deve essere archiviato sotto il record.
Deposito numerico
Nell'impostazione di un sistema di archiviazione numerica, disporre i file in ordine sequenziale utilizzando i numeri direttamente dal record o un numero assegnato. La maggior parte dei sistemi utilizza un indice per recuperare i file. Un sistema di archiviazione numerica aumenta la produttività a causa dell'aumento della velocità di archiviazione e della localizzazione di un file.Fornisce inoltre un'identificazione accurata e consente una maggiore riservatezza. È capace di infinite espansioni e puoi usarlo per più di 5000 record, a differenza dei sistemi di archiviazione alfabetici.
Archiviazione alfanumerica
Il deposito alfanumerico utilizza una combinazione di nomi e numeri. Usi comunemente questo tipo di sistema di archiviazione con nomi e numeri di soggetti. Disporre i file in base alle divisioni alfabetiche o all'intestazione dell'oggetto, quindi per categoria di numeri. È necessario utilizzare un indice relativo per i file alfanumerici. L'indice elencherà i codici numerici assegnati a ciascuna divisione alfabetica.
Sistemi di archiviazione senza carta
I sistemi di archiviazione senza carta stanno diventando comuni per molte aziende e case. Risolve la necessità di spazio fisico di archiviazione e il problema delle informazioni perse o fuori posto. Un sistema di archiviazione senza carta consente l'accesso condiviso a più reparti. Sebbene l'accesso condiviso fornisca l'accesso su richiesta ai record, è possibile impostare i diritti utente per visualizzare, modificare, creare o eliminare file per controllare l'accesso. Tipi di sistemi di archiviazione senza carta includono semplici programmi software, server di documenti e sistemi di gestione dei documenti.
