La mappatura delle informazioni è un metodo di documentazione chiaro ed efficace per le aziende che hanno già sviluppato procedure, politiche e documenti giustificativi. Le imprese che stanno appena iniziando a formalizzare le loro procedure possono anche beneficiare del metodo di documentazione della mappatura delle informazioni. La mappatura delle informazioni ottimizza la documentazione impedendo la duplicazione di istruzioni o informazioni tra le varie procedure. Fornisce anche un formato per l'organizzazione delle informazioni all'interno di un documento in modo che sia più facilmente comprensibile. La conversione della documentazione dell'azienda in un formato di mappa di informazioni può essere eseguita in pochi e semplici passaggi, anche se richiede molto tempo.
Esaminare tutta la documentazione aziendale e organizzare sistematicamente il contenuto in categorie contenenti istruzioni simili. Affina il contenuto della categoria rimuovendo i conflitti e le duplicazioni.
Ad esempio, molte procedure hanno una sezione per le responsabilità. Per questo tipo di contenuto si dovrebbero compilare tutte le "responsabilità" - tipo di informazioni su tutta la documentazione. Nel fare ciò, è possibile vedere conflitti di responsabilità o aree in cui una responsabilità si sovrappone a un'altra. Da qui, semplificare il contenuto per rimuovere duplicazioni o conflitti. Altri contenuti da considerare includono definizioni e precauzioni di sicurezza.
Crea documenti centrali o altri repository di informazioni controllati dalla revisione per ogni tipo di contenuto.
Tornando al nostro esempio di responsabilità, crea un documento che elenca il contenuto delle responsabilità che hai perfezionato nell'ultimo passaggio. Assicurati di fare riferimento alle procedure in cui vengono eseguite le responsabilità. Ciò garantisce che la documentazione sia correttamente referenziata.
Ora che contenuti simili vengono trasferiti in un documento centrale, i vecchi contenuti possono essere rimossi dalle procedure originali. Rimuovere il vecchio contenuto dalle procedure originali, facendo riferimento al nuovo documento di riferimento centrale.
Aggiorna il contenuto della documentazione rimanente durante il processo di revisione in un formato mappato per le informazioni. Organizzare il contenuto del documento raggruppando le informazioni pertinenti. Includi sottotitoli. Utilizza le tabelle dove possibile in modo che i contenuti possano essere visualizzati meglio. Stabilire le migliori pratiche includendo qualsiasi conoscenza o procedura tribale che i dipendenti tipicamente eseguono ma non sono stati documentati nella procedura.
Suggerimenti
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La mappatura delle informazioni varia da semplice a complessa e può essere ulteriormente migliorata includendo feedback misurabili per la gestione. Per un'implementazione più complessa, è possibile utilizzare i servizi professionali di aziende come la società di informazione Information Mapping, Inc. per ottimizzare le procedure mappate o non mappate. (Vedi risorse)
