Google Documenti è un potente strumento di condivisione dei file che le aziende possono utilizzare per pubblicare piani di lavoro. Puoi farlo creando la pianificazione direttamente in Google Documenti. Quando pubblichi regolarmente un piano di lavoro per i dipendenti, previ problemi di comunicazione che potrebbero portare a scoperti di turni da parte di dipendenti che non si rendevano conto che erano programmati per funzionare.
Utilizzare i modelli di pianificazione del lavoro gratuiti
Google Documenti conserva un'enorme libreria di modelli gratuiti e pronti all'uso. Per accedere a un modello, apri un nuovo documento di Google Documenti e quindi cerca modelli con le parole "orario di lavoro". La maggior parte degli orari di lavoro dei dipendenti utilizza un formato settimanale perché i datori di lavoro pubblicano su base settimanale. Se nessun modello soddisfa le esigenze del programma, creare una pianificazione personalizzata in un altro programma.
Crea una pianificazione personalizzata
Come Google Documenti, Fogli Google ha modelli che i gestori possono personalizzare. Trova questi in Fogli sotto il menu Galleria modelli. Basta selezionare Pianifica dall'elenco e quindi personalizzare i campi sostituendo i dati del modello con le date di pianificazione e i nomi dei dipendenti. Elimina eventuali righe e colonne non necessarie.
Crea una pianificazione da zero aprendo un nuovo file. Fare clic su Inizia un nuovo foglio di calcolo nella pagina principale e utilizzare l'intestazione per intitolare il documento come "Programma settimanale" o altro nome desiderato. Usa la prima riga per definire le date coperte dal programma.
Successivamente, crea un grafico in cui le intestazioni delle colonne orizzontali elencano i giorni della settimana e le righe elencano i tempi di spostamento. Inserisci i nomi dei dipendenti nelle caselle di maiuscole corrispondenti. Salva il file in Google Documenti con un nome file appropriato.
Gestisci le autorizzazioni dei dipendenti
I datori di lavoro vogliono che i dipendenti leggano il programma e magari scarichino un file da salvare su personal computer o dispositivi. Tuttavia, i dipendenti non dovrebbero essere autorizzati a modificare il programma. Per impostazione predefinita, Google Documenti consente ai dipendenti di leggere e scaricare i file condivisi con loro.
Condividi i file facendo clic sull'icona con la silhouette di una persona e il segno più che rappresenta "Condividi". Inserisci gli indirizzi email dei dipendenti con cui vuoi condividere il file. Verificare le autorizzazioni prima di inviare il collegamento e-mail per assicurarsi che il documento sia di sola lettura.
Per le autorizzazioni, scegli "può visualizzare" anziché "può modificare", quindi seleziona il pulsante Condividi per pubblicare la pianificazione per i dipendenti. I dipendenti ricevono un'e-mail che notifica loro che è stato pubblicato un nuovo programma. L'email include un link al programma.
Imposta programmi regolari
Mantenere un modello del programma rende più facile la pianificazione settimanale. Imposta un giorno e un'ora standard per pubblicare la pianificazione e condividerla con tutti i dipendenti tramite e-mail allo stesso tempo.
Assegna un nome ai file di pianificazione in un modo facile da trovare, ad esempio "Pianifica turni del 15 gennaio". Ciò riduce la confusione e consente ai dipendenti di notare rapidamente discrepanze o problemi di pianificazione. Creare politiche aziendali che richiedono ai dipendenti di fornire l'avviso desiderato per le modifiche del programma.
