Una matrice di distribuzione dei documenti fornisce un riferimento visivo per determinare come comunicare con una vasta gamma di persone. Queste matrici sono utili per le imprese, la scuola e qualsiasi altra organizzazione che comunichi attraverso documenti stampati o computerizzati. Gli strumenti informatizzati per fogli di calcolo, come Excel, Numbers, 1-2-3 o Calc, sono i migliori strumenti per creare una matrice di distribuzione dei documenti, ma puoi utilizzare qualsiasi software che ti permetta di creare tabelle. Se la tua organizzazione è piccola, potresti essere in grado di disegnare la tua matrice a mano.
Avvia una nuova cartella di lavoro nel tuo foglio di calcolo o imposta una nuova tabella in un programma di elaborazione testi. I programmi di fogli di calcolo possono gestire più dati rispetto alle tabelle, quindi scegli quel formato se hai l'opzione.
Elenca tutti i tipi di documenti che utilizzi per la tua organizzazione nella riga superiore del foglio di lavoro, a partire dalla seconda colonna. I tipi di documento per una matrice generale possono includere calendari, verbali delle riunioni, rapporti sulle entrate e bollettini speciali. Se la matrice è per un progetto specifico, elencare i singoli documenti relativi al progetto piuttosto che le categorie di documenti. Ad esempio, una matrice di documenti del progetto di costruzione potrebbe elencare elementi come disegni elettrici, disegni architettonici, prospetti e copie di permessi specifici.
Elenca tutti i membri della tua azienda o organizzazione sulla prima colonna sul lato sinistro del foglio di lavoro, iniziando dalla seconda riga. Rompi le persone in categorie, se applicabile. Ad esempio, in una matrice di piccole imprese, le categorie potrebbero essere "Gestione", con tutto il personale dirigente elencato alfabeticamente sotto l'intestazione della categoria "Dipendenti" con quelli elencati alfabeticamente di seguito, "Clienti" con quelli elencati alfabeticamente e "Marketing" con tutti i tuoi contatti di marketing esterno elencati.
Controlla la riga e la colonna dell'intestazione per assicurarti che entrambi gli elenchi siano completi. Se rende più facile la visualizzazione della matrice, aggiungi l'ombreggiatura alle righe della categoria membro in modo da avere una pausa tra i tipi di persone che ricevono la tua documentazione.
Svuota la prima colonna del documento, che sarà la colonna B nella maggior parte dei programmi di fogli di calcolo, e inserisci una "e" nella cella accanto al nome di ogni persona che dovrebbe ricevere quel documento elettronicamente. Inserisci una "p" nella cella accanto a qualsiasi persona che dovrebbe ricevere una copia cartacea di quel documento. Se una persona non dovesse ricevere quel documento, lascia vuota la cella accanto al suo nome. Se le tue esigenze sono più complesse, modifica la notazione per adattarla alla tua organizzazione. Ad esempio, è possibile digitare "2 copie cartacee" o "p-2" per indicare più copie. Fintanto che tutti i membri della tua organizzazione comprendono la notazione, utilizza qualsiasi metodo che funzioni per te.
Ripeti il processo per ogni colonna, lavorando lungo l'elenco per contrassegnare la carta e le copie elettroniche. Questo completa la matrice di distribuzione dei documenti.
Se possibile, creare collegamenti ipertestuali dal foglio di lavoro della matrice di distribuzione dei documenti nel database delle informazioni di contatto. Questo ti permetterà di cliccare su un nome nella tua matrice per aprire le informazioni di contatto di quella persona in modo da poter facilmente inviare copie elettroniche o cartacee. Controlla il file "Aiuto" del tuo foglio di calcolo per sapere come farlo.
Suggerimenti
-
Puoi anche utilizzare le matrici di distribuzione dei documenti per registrare dove sono archiviati i tuoi documenti. In questo caso, elencare i documenti nella prima colonna e le posizioni di archiviazione nella parte superiore, ad esempio "Server Web", "Archivio centrale 1", "Computer di ricezione" e così via. Inserire una "X" nella cella in cui si incontrano la riga del titolo del documento e la colonna della posizione di archiviazione.
