La percezione del pubblico di un'azienda o di un'agenzia può essere influenzata considerevolmente dalla sua comunicazione esterna, mentre la soddisfazione lavorativa dei dipendenti dell'azienda dipende in parte dalla sua comunicazione interna. Elaborare un messaggio efficace o una campagna di comunicazione inizia con un esame di diversi fattori.
Rispondere alla domanda principale
In un mondo in cui le persone sono sommerse da migliaia di messaggi ogni giorno, la loro domanda principale è spesso "Perché dovrei preoccuparmi?" O "Cosa c'è in esso per me?" Una comunicazione efficace rende questa risposta chiara al lettore o all'ascoltatore. Chiediti quali informazioni sarebbero più importanti per te se fossi un membro del pubblico e assicurati che i tuoi materiali forniscano questi dettagli. Enfatizza i benefici all'inizio del messaggio o dei materiali prima di aggiungere informazioni meno importanti.
Semplificazione
Mantenere la comunicazione semplice aumenta la probabilità che sia efficace. Scegli un livello di lettura da sesto ad ottavo per materiale scritto. Evitare l'uso di acronimi, termini regolamentari o gergo tecnico. Elimina le parole se una persona media che hai fermato per strada non ne conosceva il significato. Quando prepari i materiali scritti, mantieni le frasi corte e rompi le copie con intestazioni e grafica. Una pagina piena di testo non è attraente per i potenziali lettori.
metodi
Rendere le informazioni disponibili a clienti e dipendenti attraverso una varietà di formati. È possibile utilizzare comunicati stampa, messaggi di testo ed e-mail per comunicare informazioni urgenti, mentre le newsletter possono essere una scelta appropriata per i contenuti meno sensibili al fattore tempo. Un sito Web è vitale per la comunicazione con un pubblico esterno e una Intranet ben organizzata che visualizza notizie e risorse pratiche può essere molto utile per i dipendenti. L'integrazione delle presentazioni video consente di attirare gli studenti visivi e offrire nuove prospettive o dettagli. Organizzare incontri con dipendenti o il pubblico offre interazioni faccia a faccia che possono creare credibilità e far sentire il pubblico apprezzato.
Tempestività
Le informazioni che i tuoi clienti devono sapere dovrebbero essere comunicate il più rapidamente possibile. Quando il tuo pubblico apprende informazioni dai media invece che direttamente dalla tua organizzazione, può esserci la percezione che intendessi nascondere le informazioni o che non ti interessa veramente del tuo pubblico. Il controllo dei Centers for Disease osserva nel suo manuale sulla comunicazione di crisi che due degli errori più gravi che un'organizzazione può fare quando comunicano con le parti interessate forniscono informazioni che sono troppo poche e troppo tardi o appaiono arroganti e non valutano le parti interessate. Questi pensieri sono riassunti in uno slogan dell'agenzia: "Sii il primo. Avere ragione. Sii credibile."
Trasparenza e frequenza
I dipendenti e il pubblico sono spesso diffidenti nei confronti delle società e delle agenzie governative, ma puoi creare fiducia aumentando la trasparenza dei tuoi messaggi. I dirigenti dovrebbero essere imminenti con cattive notizie ed essere disposti ad esprimere il rammarico che provano per le circostanze difficili. Condividere il ragionamento dietro decisioni difficili può anche creare comprensione.
"Quando rivelate informazioni dannose che non dovevate rivelare, guadagnate una reputazione di trasparenza", afferma Peter Sandmann, esperto di comunicazione del rischio e consulente aziendale. "La gente comincia a notare che quando fai qualcosa di sbagliato, lo dici tu; ne consegue che quando non lo dici, non hai fatto nulla di sbagliato."
I clienti e i dipendenti non dovrebbero semplicemente sentirti quando le notizie sono cattive.Una newsletter mensile o riunioni trimestrali possono tenere i dipendenti informati sulle attività della società, mentre gli articoli sul sito Web della società e le e-mail opt-in tengono i clienti nel giro.
