Immagina un ambiente di lavoro in cui non hai indicazioni su come comunicare in modo efficace con i tuoi colleghi e nessuna politica su cosa dire al mondo esterno. Non sembra che il business abbia molto successo, vero? Il modo in cui un'organizzazione comunica con quelli al suo interno e quelli al di fuori di esso è parte integrante del suo successo. Le politiche di comunicazione e le linee guida aiutano i dipendenti a condividere le informazioni per svolgere il loro lavoro in modo efficace e supportano l'immagine dell'organizzazione esternamente.
Ruolo delle comunicazioni interne
La comunicazione interna avviene quando un'azienda condivide le informazioni all'interno del proprio personale. Le aziende possono comunicare internamente per iscritto tramite e-mail e promemoria o verbalmente a riunioni e conferenze. Lo scopo principale della comunicazione interna è identificare e condividere gli obiettivi aziendali. È fondamentale per i dipendenti sapere a cosa stanno lavorando. Gli obiettivi possono essere a livello aziendale, dipartimentale o individuale. Indipendentemente da ciò, sapere quale sia il loro scopo è al lavoro aiuta i dipendenti a rimanere in pista.
Creare un ambiente di lavoro migliore è un'altra ragione per cui la comunicazione interna è così importante. Comunicando all'interno dell'azienda i cambiamenti organizzativi, i numeri di vendita e le risorse umane, le aziende possono creare ambienti di lavoro trasparenti ed efficaci in cui i dipendenti prosperano. Ciò aiuta a ridurre i tassi di turnover, attirare nuovi talenti e aumentare la soddisfazione dei dipendenti. Le aziende possono inoltre interrompere le voci delle società prima che inizino, assicurandosi che comunichino apertamente e regolarmente con i propri dipendenti.
La comunicazione interna aiuta le aziende a rimanere sul marchio e a mantenere il controllo del messaggio. Avendo una forte promessa del marchio che viene comunicata internamente, i dipendenti hanno una migliore padronanza nel parlare con i clienti e altre parti esterne. Con una comunicazione che porta a obiettivi chiari e personale ben formato, le aziende hanno maggiori possibilità di garantire che le interazioni con i clienti siano positive.
Scopo delle comunicazioni esterne
La comunicazione esterna avviene quando un'azienda scambia informazioni con clienti, potenziali clienti, partner, fornitori, investitori e altre parti interessate al di fuori dell'azienda. È fondamentale che l'organizzazione attui politiche che guidino i dipendenti su quale tipo di informazioni condividere al di fuori dell'azienda, con chi condividerle e come condividerle.
Avere delle linee guida su quale tipo di informazioni condividere con quale parte è importante in modo che determinate informazioni non cadano nelle mani sbagliate o creino problemi per l'azienda. Ad esempio, se un'azienda sta sviluppando un nuovo prodotto che rivoluzionerà il mercato, è fondamentale non condividere i dettagli specifici di quel prodotto con i concorrenti prima della sua uscita. Tuttavia, la società potrebbe voler dire ai propri stimati clienti, investitori e partner circa il prodotto prima di chiunque altro.
Controllare le informazioni negative sulla società è uno dei motivi per cui una comunicazione esterna efficace è così importante. Avendo una strategia in atto, le organizzazioni possono raggiungere le parti interessate esterne e discutere le questioni a portata di mano. Per esempio, se un'azienda sta affrontando un disastro di pubbliche relazioni, avere un piano per parlare con i media e i clienti è una parte importante della gestione della situazione.
Garantire un messaggio unificato internamente ed esternamente
Affinché un'azienda abbia successo, la comunicazione interna ed esterna deve collaborare per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Ad esempio, se la società condivide informazioni contrastanti con i suoi dipendenti e i suoi investitori, potrebbe dover trattare con diversi stakeholder infelici e non motivati, il che potrebbe portare a problemi più importanti.
Le aziende devono guardare insieme al pubblico interno ed esterno per avere una politica di comunicazione unificata. Ad esempio, se un'azienda sta sviluppando un messaggio di marca, è essenziale creare punti di discussione sia per uso interno che esterno. In questo modo, l'azienda può sviluppare messaggi che attraggono i dipendenti e li spinge a svolgere il loro lavoro, oltre alle informazioni che attirano i loro clienti e partner. Se quella messaggistica fosse sviluppata separatamente, potrebbero esserci idee contrastanti o termini diversi che confondono sia internamente che esternamente.
