I controlli di gestione comprendono una varietà di strumenti utilizzati da manager e dipendenti per garantire che il lavoro possa procedere secondo necessità. Mentre i controlli di gestione sono una parte utile e spesso essenziale del fare affari, è importante garantire che questi controlli non interferiscano con la capacità dei lavoratori di portare a termine il lavoro.
Standard di controllo di gestione
I controlli di gestione devono sempre essere conformi a tutte le leggi statali, locali e federali applicabili. Dovrebbero inoltre fornire una ragionevole sicurezza che i beni siano protetti da rifiuti, frodi e abusi. I controlli di gestione non dovrebbero essere implementati senza un'adeguata pianificazione e pianificazione, ma dovrebbero avere obiettivi specifici che possono essere realisticamente soddisfatti. Infine, gli standard per i controlli di gestione dovrebbero richiedere l'incoraggiamento di dirigenti e dipendenti ad agire in modo etico che mantenga un certo livello di competenza per tutti i lavoratori.
Controlli preventivi
Lo scopo dei controlli preventivi è cercare di impedire ai lavoratori a tutti i livelli di commettere errori o frodare l'organizzazione. I controlli preventivi possono includere elementi che richiedono ai lavoratori di inserire una password per accedere a un computer o una chiave di accesso per accedere a una determinata area del luogo di lavoro. Questi controlli sono essenziali in una varietà di situazioni di lavoro. Tuttavia, a volte possono influire sulla produttività se non implementati correttamente. Ad esempio, se un addetto alle buste paga deve stampare gli assegni, ma il supervisore che ha accesso alla stanza bloccata in cui viene conservato il conto non è disponibile, la produttività potrebbe andare persa.
Detective Control
I controlli investigativi sono progettati per "rilevare" errori e / o attività fraudolente dopo che si sono già verificati. I report delle eccezioni sono un esempio di un controllo detective. Si tratta di rapporti che elencano elementi come transazioni incomplete o transazioni che equivalgono a un importo maggiore o minore di quanto previsto nelle attività quotidiane. I controlli investigativi sono molto efficaci nello scoprire costosi errori di contabilità. Tuttavia, possono avere un impatto sulla produttività se portati all'estremo. Ad esempio, quando un intero reparto è costretto a trascorrere ore a cercare un errore di cinque centesimi, non solo la produttività viene persa, ma il tempo speso a cercare quei pochi centesimi costerà all'organizzazione più denaro di quanto lo sarebbe se fosse semplicemente cancellare la differenza.
Utilizzo dei controlli di gestione per aumentare la produttività
Mentre i controlli di gestione possono avere un impatto negativo sulla produttività se implementati in modo errato, possono anche essere utilizzati per aumentare la produttività. Quando i controlli di gestione sono in atto per misurare e analizzare la produttività giornaliera, i gestori possono utilizzare i dati risultanti per studiare modi più efficienti di fare affari. Questi controlli possono anche aiutare i manager a determinare modi più efficaci di delegare l'autorità all'interno dell'organizzazione.
Fattori umani
Ricorda sempre che i tuoi lavoratori sono umani. Non sottovalutare l'influenza dei controlli di gestione sull'impegno e la produttività dei dipendenti. L'aspetto umano dei controlli di gestione dovrebbe essere preso in considerazione quando si progettano e si implementano questi controlli. Il comportamento umano dovrebbe essere considerato per garantire che i lavoratori siano adeguatamente motivati a portare a termine i compiti desiderati. Ad esempio, i dipendenti non dovrebbero sentirsi come se i controlli siano stati messi in atto perché i dirigenti credono che i lavoratori non possano essere considerati attendibili. In tal caso, i lavoratori saranno probabilmente demotivati, il che diminuirà la produttività.
