Ci sono un certo numero di caratteristiche per la scrittura di report aziendali efficaci. Ad esempio, i manager dovrebbero delineare in anticipo le loro relazioni in modo da includere tutte le informazioni necessarie. Inoltre, i manager dovrebbero spiegare termini o parole speciali che sono al di fuori della base di conoscenza tipica del lettore. Tuttavia, cinque caratteristiche chiave tendono a sottolineare i report aziendali più efficaci.
Completezza
I report devono essere completi in ciò che stanno cercando di trasmettere. Il modo migliore per garantire una scrittura completa dei report è assicurarsi di coprire tutti i tuoi obiettivi. Ad esempio, gli obiettivi di un report di ricerca di marketing possono essere quelli di determinare i livelli di soddisfazione del cliente con prodotti, prezzi e servizio clienti. Inoltre, il tuo obiettivo potrebbe includere scoprire perché alcuni clienti hanno smesso di acquistare i tuoi prodotti o servizi. La struttura di un tipico rapporto commerciale include un'introduzione, un corpo e una conclusione. Dovresti anche includere un sommario esecutivo per manager o colleghi che hanno solo il tempo di esaminare i risultati del tuo rapporto. Utilizzare i punti elenco nel riepilogo esecutivo e evidenziare solo i punti o i risultati più significativi.
Precisione
I tuoi rapporti dovrebbero sempre essere precisi quando si indicano fatti o cifre. Ad esempio, i responsabili marketing potrebbero voler interspondere informazioni finanziarie nei loro rapporti. Il responsabile finanziario può fornire al responsabile della ricerca di marketing dati di vendita e utili trimestrali per due anni diversi. Spetta al responsabile della ricerca di marketing segnalare tempestivamente tali vendite e profitti includendoli in un rapporto. Allo stesso modo, dovrai eseguire il backup di alcune delle tue istruzioni con riferimenti. Quindi, è necessario assicurarsi di comprendere appieno le dichiarazioni di un altro autore prima di fare qualsiasi riferimento ad esse.
Usando il linguaggio semplice
Il messaggio nel tuo rapporto dovrebbe essere semplice, secondo il sito web Imprenditore. Dovresti scrivere i tuoi rapporti come se ti rivolgessi a qualcuno con un'istruzione secondaria. Usa parole e spiegazioni semplici per idee o argomenti astratti. Un manager dovrebbe anche evitare di usare termini tecnici quando si rivolge ai membri del pubblico dall'esterno del suo campo. Ad esempio, le professioni di ricerca di marketing dovrebbero utilizzare termini come "scelta multipla" e "compilazione in bianco" al posto dei termini di ricerca di marketing "a tempo indeterminato" e "a risposta chiusa", rispettivamente. Inoltre, mantieni le frasi brevi e precise.
Corretta ortografia, punteggiatura e tempo verbale
Semplicemente non ci sono scuse per distribuire rapporti con errori ortografici o grammaticali. Esegui sempre i tuoi rapporti attraverso il correttore ortografico sul tuo computer. Chiedi a qualcun altro di correggere la tua segnalazione per possibili errori grammaticali o l'uso dei tempi verbali sbagliati. Assicurati di includere virgole, punti, punti interrogativi e punti esclamativi negli appositi spazi di tutti i rapporti.
Usa una voce attiva
La voce attiva ti consente di scrivere con autorità nei tuoi rapporti, al contrario della voce passiva. Utilizza parole o frasi come esecuzione, gestione e sondaggio anziché le loro controparti passive: esecuzione, gestione e rilevamento. Usa parole che terminano in "ed", in quanto rappresentano una voce più attiva.
