Se ti ritrovi a passare ore a cercare un determinato documento o file, potrebbe essere il momento di rivedere il sistema organizzativo del tuo ufficio. Se si dispone di molti file e cartelle, potrebbe essere necessario un po 'di tempo per passare e organizzarli tutti. Tuttavia, alla fine ne varrà la pena, perché saprai esattamente dove trovare tutto. Se ti senti sopraffatto dall'affrontare l'intero ufficio in una sola volta, prova a passare attraverso una sola area al giorno finché non hai finito.
Articoli di cui avrai bisogno
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Posta in arrivo / in uscita
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File
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Cartelle
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etichette
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Casellario / casella di archiviazione
Inserisci una casella di posta in arrivo e una in uscita in un angolo della scrivania. Conservare tutte le fatture in uscita, gli avvisi e altri articoli da spedire o distribuire nella posta in uscita. Spedisci questi articoli ogni giorno. Inserisci file, documenti e posta in arrivo nella posta in arrivo. Inoltre, agire o archiviare quotidianamente questi elementi; quindi, non diventeranno confusi.
Crea categorie per i tuoi file e cartelle. Questi possono variare a seconda del tipo di attività. Alcune categorie possono avere etichette ovvie, come clienti, informazioni fiscali, venditori e progetti imminenti. Concentrati sulla classificazione di tutti i tuoi documenti in queste grandi categorie.
Suddividere le grandi categorie in sottocategorie più piccole, se applicabile. Ad esempio, se la tua azienda ha clienti, crea una cartella per ogni cliente. Se i documenti di un cliente sono troppo numerosi per rientrare in una cartella, suddividi ulteriormente questa categoria. Separa il file del cliente in diverse cartelle per diversi tipi di documenti.
Etichetta tutti i tuoi file. La CNN Money consiglia di etichettare i file in base a come è probabile che li cerchino. Ad esempio, anziché etichettare un file oscuro "Form 27G-28A", etichettarlo "Fatture" o una categoria applicabile simile. Ciò facilita la ricerca rapida dei documenti.
Metti tutti i tuoi documenti in uno schedario, in un classificatore o in un ricettacolo simile. Se hai molti file, mantieni quelli che usi più spesso vicino alla tua scrivania. Se si esaurisce lo spazio in ufficio, conservare i file che è possibile utilizzare una sola volta all'anno in un vano separato per l'armadio o in un'altra stanza interamente.
Tieni una pila separata di documenti designati per la spazzatura mentre ordini i file. Tritare tempestivamente documenti vecchi e irrilevanti è la chiave per mantenere un ufficio organizzato. Se non si è certi di poter disporre di un documento, designare una cartella per il cestino e conservare il documento lì fino a quando non si può distruggere.
