Il nome formale per una lettera di lista di offerte è una "lettera di presentazione della proposta". Questo tipo di lettera dovrebbe essere scritto in modo succinto e conservato per un massimo di due pagine. Sviluppa una richiesta di proposte per descrivere in dettaglio i parametri del progetto, i risultati attesi, gli orari e le pietre miliari. Lo scopo della lettera di presentazione è di colpire le descrizioni principali e i requisiti in modo sinottico.
Articoli di cui avrai bisogno
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Software di elaborazione testi
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RFT (opzionale)
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Link al sito Web per RFP, Applicazione (opzionale)
Apri la lettera con un breve saluto e annuncia il titolo del progetto di offerta. Crea un'intestazione con l'etichetta "Descrizione" dopo il saluto di apertura. Utilizzare questa intestazione per descrivere brevemente il lavoro in tre paragrafi o meno, in modo che sia più simile a una dichiarazione di riepilogo. Includere un numero di lavoro per il progetto.
Creare un titolo intitolato "Specifiche". Utilizzare quest'area per elaborare requisiti come le specifiche tecniche relative alle dimensioni, alle esigenze elettriche, alla posizione e ad altre informazioni pertinenti che gli offerenti dovranno conoscere per fornire una stima accurata.
Creare un'intestazione denominata "Qualifiche". Utilizzare questa sezione per descrivere le qualifiche richieste per gli offerenti, ad esempio il numero minimo di anni di attività, i tipi specifici di licenze richieste, la capacità di dimostrare importi di copertura assicurativa adeguati e il tipo (i) di assicurazione che potrebbe richiedere il lavoro. Le preferenze statali conferite alle minoranze o alle imprese di proprietà delle donne (se applicabile) e qualsiasi altra lingua legale obbligatoria devono essere indicate su tutte le lettere di offerta.
Etichetta un titolo intitolato "Budget" per il lavoro (se applicabile). Inserisci l'importo massimo per il progetto in modo che tutti i candidati siano a conoscenza dell'importo massimo del budget.
Crea un'intestazione con l'etichetta "Deliverables" e scrivi una breve dichiarazione riguardante i deliverable previsti per il lavoro che devono essere soddisfatti. Informare le prospettive che una dichiarazione dettagliata dei risultati finali sarà inclusa nell'intero RFP per il lavoro.
Scrivi un'intestazione intitolata "Scadenza" e sotto la voce indica la data di completamento richiesta. Includere una suddivisione delle date dei traguardi (se applicabile) o lasciare i dettagli importanti per la RFP.
Crea un'intestazione "Samples" (se applicabile) e specifica in che modo gli offerenti devono inviare campioni di lavoro precedente, ad esempio tramite foto digitali elettroniche in formato JPEG o GIF o come allegato insieme alla loro applicazione formale.
Crea un'intestazione "Riferimenti" e specifica il numero di riferimenti richiesti e il tipo di informazioni di contatto necessarie, come nome, titolo, numero di telefono e indirizzo email.
Inserire un collegamento ipertestuale sulla lettera in modo che i candidati possano collegarsi a un'applicazione formale online e un collegamento ipertestuale separato per la RFP (se necessario). Aggiungi un link per il tuo sito web e includi la richiesta di proposta e l'applicazione sul tuo sito web, che può essere formattata come PDF per i candidati che caricano sul loro computer.
Suggerimenti
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Indica una data per una sessione di domande e risposte per un lavoro di budget elevato e per ridurre al minimo il numero di telefono di follow-up e le email che potresti ricevere in modo che tu possa rispondere alle domande in una volta. Includere un nome di contatto e indicare se gli offerenti devono utilizzare il telefono o l'e-mail per inviare ulteriori domande.
