Uno degli obiettivi principali associati alla gestione finanziaria della tua azienda è garantire che clienti e clienti ricevano fatture tempestive per prodotti e servizi che acquistano. A seconda del metodo di contabilizzazione, è possibile utilizzare ordini di acquisto, ricevute di vendita e fatture per richiedere, ricevere e registrare pagamenti per prodotti e servizi.
Acquisti
Un ordine di acquisto è completato da un acquirente e inviato a un venditore per richiedere l'acquisto di prodotti o servizi. L'acquirente utilizza l'ordine di acquisto per specificare il numero di articoli, i tipi di servizi e i prezzi associati all'acquisto. Un ordine d'acquisto è un contratto che obbliga l'acquirente a risarcire il venditore per prodotti e servizi elencati nel documento una volta che il venditore li ha forniti. L'acquirente avvia la transazione emettendo l'ordine di acquisto.
Ricevute di vendita
Una ricevuta di vendita è un documento che mostra la prova di pagamento una volta che un acquirente acquista beni e servizi da un venditore e lo compensa per tali acquisti. A differenza di un ordine di acquisto, una ricevuta di vendita non viene emessa per acquisti futuri previsti, ma viene emessa solo quando un acquirente effettua il pagamento di beni e servizi. Una ricevuta di vendita viene sempre emessa dal venditore al compratore al momento del pagamento.
Fatture
Una fattura è una fattura che descrive i beni e i servizi che sono stati o saranno acquistati da un acquirente. Una fattura è simile a un ordine di acquisto, ma è iniziata dal venditore e viene rilasciata all'acquirente. Una fattura cliente descrive il prezzo, la quantità e i dettagli associati alla transazione. Quando un acquirente riceve la fattura, stipula un accordo contrattuale per pagare i prodotti e i servizi che ha acquistato dal venditore.
Correzioni
A causa di errori umani, possono verificarsi problemi con ordini di acquisto, ricevute di vendita e fatture. Con ogni forma di documentazione, è possibile correggere, negoziare e modificare i dettagli. In caso di errore, un venditore può contattare l'acquirente o viceversa per discutere delle discrepanze e rilasciare documenti revisionati. Ordini di acquisto, ricevute di vendita e fatture sono tutti trattati allo stesso modo quando si effettuano correzioni.
