La maggior parte dei casi di frode con carta di credito provengono da dati di carte di credito dati volontariamente. A volte questo è il caso di un dipendente che vende informazioni. In altri, è un caso di furto di informazioni. Entrambi i casi sottolineano l'importanza di mantenere sicuri i record della carta di credito nel vostro business. Per le aziende che gestiscono carte di credito esclusivamente al punto di vendita, questo non è un problema. Le informazioni complete sulla carta di credito non restano mai nel tuo business. Alcune aziende, tuttavia, devono tenere i dati della carta di credito archiviati per le fatture ricorrenti o per gestire i depositi. In questi casi, è necessaria una sicurezza appropriata.
Record fisici
Conserva i dati della carta di credito su un singolo foglio di carta, preferibilmente attaccato alla cartella in cui tieni il file del cliente.
Mantieni un elenco di nomi per i file che includono le informazioni sulla carta di credito. Controllalo periodicamente con i file fisici per verificare che non manchino.
Conservare i file in un armadietto chiuso in un luogo sicuro. Un ufficio chiuso a chiave è buono, ma uno spazio occupato è spesso meglio. Un luogo con accesso limitato ma molti occhi, come la reception, sono i migliori. Solo i manager o altro personale fidato dovrebbero avere accesso alle chiavi.
Accedi a un file solo quando interagisci direttamente con esso, ad esempio per inserire i dati della carta di credito per l'acquisto di quel mese. Una volta terminato, restituiscilo direttamente al file cabinet. Tieni il cabinet bloccato mentre lavori con il file.
Prendi in considerazione l'inserimento di informazioni sulla carta di credito nel codice, ad esempio invertendo il secondo e il quarto blocco di cifre. Poiché i numeri delle carte di credito sono formattati in base a regole specifiche, la maggior parte dei codici che una persona può ricordare sarà rotta dai professionisti. Tuttavia, questa misura servirà a scoraggiare la tentazione casuale.
Documenti elettronici
Conservare tutti i file contenenti informazioni sulla carta di credito su un utente protetto da password con privilegi di amministratore. Mantieni bloccato il computer stesso. Non conservare le informazioni della carta di credito su laptop, unità flash o altri dispositivi di archiviazione facilmente portatili.
Proteggere con password il software di contabilità e fatturazione che memorizza o interagisce con le informazioni della carta di credito. Utilizza password diverse da quella che protegge l'account utente.
Proteggi le password e le specifiche tecniche del tuo software di contabilità, limitando l'accesso solo a chi ha bisogno di accedere alle informazioni. Ciò potrebbe significare limitare il numero di persone che sono in grado di fare determinati lavori.
Considera i servizi di elaborazione online, molti dei quali consentiranno la fatturazione diretta. I servizi di fatturazione diretta possono essere impostati in modo tale che solo il computer possa accedere alle informazioni effettive della carta di credito. La transazione passa senza che l'utente veda l'intero numero di carta di credito.
avvertimento
Prendi molto seriamente le informazioni sulla carta di credito. Se i tuoi file sono compromessi e utilizzati per commettere furti di identità o venduti a una società di spedizione diretta, la tua azienda può essere ritenuta responsabile dei danni.
