I sistemi di contabilità informatizzati sono diventati così comuni che ha appena senso immaginare alternative contemporanee basate esclusivamente su registri scritti a mano e macchine per aggiungere vecchie macchine. Ma è facile diventare eccessivamente dipendenti dalla contabilità computerizzata. Prima di approfondire le soluzioni tecnologiche, considera le potenziali insidie di consentire a una macchina e un programma software di memorizzare tutti i tuoi dati e calcolare le relazioni numeriche essenziali.
Qualità dell'informazione
La qualità delle informazioni fornite da un sistema di contabilità computerizzata dipende dalla qualità delle informazioni inserite. Puoi inserire ogni singolo assegno, ricevuta e fattura in QuickBooks, ma se non hai impostato il tuo piano degli account QuickBooks per riflettere accuratamente le complessità della tua attività, i tuoi sforzi produrranno solo informazioni parziali o irrilevanti. Ad esempio, se la tua azienda lavora con più tipi di account come rivenditori online, vetrine di negozi e vendite dirette ai clienti, i tuoi dati contabili non saranno particolarmente significativi se non segui queste categorie separatamente.
L'elemento umano
Sebbene i sistemi di contabilità computerizzati utilizzino la tecnologia per calcolare somme e informazioni di archiviazione, questi dati devono essere inseriti dagli esseri umani e questi umani devono essere addestrati. Lo staff di formazione sui programmi software può essere costoso e la conoscenza deve essere aggiornata regolarmente perché i sistemi di contabilità informatici cambiano, a volte ogni anno. Gli errori si verificano in molte fasi della curva di apprendimento, e un sistema computerizzato con formule che si fondono l'un l'altro è probabile che comporti errori apparentemente semplici, rendendo la fonte di un problema ancora più difficile da trovare.
Costi della tecnologia
Praticamente ogni aspetto di un sistema di contabilità computerizzata è costoso. I computer sono esponenzialmente più costosi dei registri cartacei e il software richiesto per i dati contabili aggiunge un ulteriore costo che spesso deve essere rinnovato o aggiornato ogni anno. Potrebbe anche essere necessario sborsare fondi per le riparazioni, o assumere professionisti per la formazione, software personalizzato o per districare inconvenienti particolarmente complessi.
Sicurezza e permanenza
I sistemi di contabilità informatizzati sono vulnerabili ai problemi di sicurezza informatica. I sistemi basati su cloud memorizzano le informazioni della tua azienda da remoto, dove possono essere violate. Il tuo sistema potrebbe essere infettato da un virus che distrugge o corrompe le informazioni. I computer si bloccano periodicamente, quindi, a meno che non siate particolarmente diligenti nel backup dei file, potreste perdere molte ore di lavoro. Pertanto, mentre i sistemi di contabilità informatizzati organizzano le informazioni e rendono i calcoli rapidi ed efficienti, possono creare un falso senso di sicurezza. La linea di fondo è che non possono mai sopportare pienamente la conoscenza diretta dei sistemi o la familiarità di prima mano con i dettagli della vostra operazione.
