Passare dalla contabilità manuale a quella informatizzata è un processo passo-passo che può essere realizzato facilmente ed efficientemente. Se è la fine dell'anno fiscale, puoi iniziare con l'inizio del nuovo anno fiscale. Non è necessario inserire dati da periodi precedenti, ad eccezione dei rendiconti finanziari di fine anno. Se non è la fine dell'anno, è necessario decidere se si desidera attendere fino alla fine dell'anno o inserire nel sistema tutti i dati dettagliati fino a quel punto dell'anno.
Cerca e decidi l'attrezzatura informatica che ti servirà per il tuo sistema di contabilità computerizzato. La maggior parte dei PC oggi ha la capacità di offrire un pacchetto di contabilità pronto all'uso per una piccola impresa. Assicurati che il tuo computer abbia un disco rigido con diversi gigabyte di spazio di archiviazione. Con il passare del tempo i tuoi archivi computerizzati cresceranno e il computer durerà alcuni anni. Avrai anche bisogno di programmi di elaborazione testi e fogli di calcolo, oltre a funzionalità di Internet e di posta elettronica.
Configura il tuo computer e stabilisce la tua connessione Internet. Questo passaggio è importante perché tutti i pacchetti software di contabilità disporranno di una guida in linea se si verifica un problema. Inoltre, come parte della configurazione del tuo computer, stabilisci un modo per eseguire il backup dei tuoi file. Dovresti fare il backup dei tuoi dati ogni giorno o anche più spesso quando lavori su qualcosa di critico. I file possono essere facilmente copiati su unità portatili. È importante rendersi conto che un sistema contabile è un database dal quale vengono recuperate le informazioni quando necessario.
Ricerca e decidi quale pacchetto di software di contabilità è il migliore per la tua azienda. La maggior parte delle piccole aziende funziona bene con un pacchetto software pronto all'uso, come QuickBooks o Peachtree.
Configurare il pacchetto software seguendo i menu integrati. Stabilire un piano dei conti per la contabilità generale. Imposta i tuoi conti bancari e aggiungi tutte le informazioni necessarie sui tuoi fornitori e i tuoi clienti.
Inserire i dati dettagliati della transazione necessari per aggiornare i libri informatizzati. È necessario inserire i bilanci di fine anno dell'anno precedente come saldo iniziale per l'anno corrente. Quindi inserisci i dati dettagliati della transazione per ogni mese dell'anno corrente fino a quando non sei aggiornato. Se è la fine dell'anno, imposta semplicemente i saldi iniziali per il nuovo anno e prosegui, inserendo i dati contabili quando si verificano transazioni ed eventi. Ora stai operando su un sistema di contabilità computerizzato.
Decidi se vuoi che le dichiarazioni finanziarie dell'anno precedente siano entrate nel sistema. Per fornire cronologia nei registri computerizzati, è possibile aggiungere i rendiconti finanziari degli anni precedenti. Puoi farlo mensilmente, trimestralmente o annualmente tornando indietro di diversi anni. Non è necessario aggiungere i dati dettagliati della transazione alla cronologia, ma dovrebbe esserci una traccia che ritorna ai record manuali.
