Gli assistenti virtuali lavorano come appaltatori indipendenti che offrono servizi di segreteria e una varietà di servizi simili ai segretari in carica, agli assistenti amministrativi e al personale amministrativo. Generalmente lavorano da un ufficio domestico dotato di fax, computer, scrivania, stampante e accesso a Internet. I tipi di software richiesti dagli assistenti virtuali dipendono dal loro settore. Tutti gli assistenti virtuali utilizzano un insieme generale di software per fornire servizi e gestire un business.
Desktop publishing
Il software di desktop publishing include software di elaborazione testi, presentazione, foglio elettronico e database. Gli assistenti virtuali che operano nel settore del marketing richiedono programmi di pubblicazione per creare volantini, siti Web, cartoline, inviti e vari tipi di pubblicazioni. Altri requisiti includono l'add-on incluso con software di elaborazione testi, controllo ortografico e grammaticale, dizionario dei sinonimi, dizionario e traduttori di lingua.
Trascrizione
La trascrizione consiste nel registrare e scrivere dettati; i programmi software di trascrizione rendono facile la riproduzione di una comunicazione registrata. L'assistente virtuale può interrompere, avviare, riavvolgere e mettere in pausa la registrazione. È possibile inviare la trascrizione registrata via e-mail così com'è o come un file compresso. A partire dal 2011, i formati comuni includono MP3 e WMV. Diversi programmi di software di registrazione sono compatibili con diversi formati.
Contabilità
La gestione di un'attività di assistente virtuale richiede software di contabilità e fatturazione. Gli assistenti virtuali che si specializzano come contabili dovrebbero usare un sistema di contabilità tutto in uno. Questi assistenti possono creare fatture, preventivi e proposte; registrare i pagamenti; e monitoraggio del tempo di lavoro con un programma o con diversi programmi software di desktop publishing.
Comunicazione
Il software di comunicazione è un'altra necessità per gli assistenti virtuali. Il software fax ed e-mail disponibile offre personalizzazioni e modelli già pronti. Gli assistenti virtuali possono scegliere di creare un modello adatto alla propria immagine aziendale. L'utilizzo di un servizio telefonico via Internet ridurrà il costo delle bollette telefoniche a lunga distanza e mensili. L'uso di programmi di posta elettronica e fax online richiede una buona connessione Internet.
