Quando i proprietari cambiano il personale dell'ufficio, è utile avvisare gli inquilini di tali modifiche, in particolare del personale che interagisce spesso con gli inquilini. È facile avvisare gli inquilini del personale e altre modifiche significative per lettera.
Raccogli una lista dei nomi e degli indirizzi di tutti gli inquilini che saranno interessati dal cambiamento. Ad esempio, se si affitta uno spazio in più sedi e quindi si gestisce più di un ufficio di noleggio, è sufficiente comunicare il cambiamento con quegli inquilini che si occupano dell'ufficio di noleggio in cui si verifica il cambiamento. Se hai un solo ufficio, ovviamente, avvisa tutti gli inquilini.
Prepara la lettera sulla carta intestata dell'azienda rendila "ufficiale" e datala per la data in cui prevedi che la maggior parte delle lettere sia distribuita. Utilizza la tecnologia mailmerge per personalizzare ciascuna lettera, oppure puoi utilizzare un formato più generale indirizzando ogni lettera "Caro inquilino".
Il contenuto della lettera dovrebbe essere breve e professionale, e in generale dovrebbe prendere due paragrafi di contenuto, oltre a un paragrafo di chiusura. Segnala il cambio di personale nel primo paragrafo. Se il nuovo staff assumerà tutti i doveri del dipendente in partenza, ad esempio, elencando i compiti: "Jennie Smith lascerà l'azienda il 12 marzo e sarà sostituita da Mary Jones, che sarà responsabile per i reclami degli inquilini, manutenzione richieste, riscuotendo gli affitti e rispondendo a tutte le domande correlate."
D'altra parte, se i compiti precedentemente svolti dal dipendente in partenza saranno distribuiti tra personale esistente e / o nuovo, rendetelo chiaro nel primo paragrafo; per esempio: "Jennie Smith lascerà l'azienda il 12 marzo e sarà sostituita da Mary Jones, che sarà responsabile per i reclami degli inquilini e le richieste di manutenzione, mentre Joe White si assumerà la responsabilità di riscuotere gli affitti e di rispondere a tutte le domande correlate".
Nel secondo paragrafo, includere tutte le date pertinenti; in molti casi, ad esempio, un membro del personale parte il venerdì e la sostituzione riporta il lunedì successivo. In altri casi, c'è un breve periodo di sovrapposizione mentre il dipendente in partenza prepara il nuovo. Chiudendo il secondo paragrafo affermando che dalla data della modifica in poi, tutte le domande, i commenti e i problemi pertinenti dovrebbero essere indirizzati alle nuove persone responsabili per loro e rinominarli di nuovo. Ad esempio, "A partire dal 15 marzo, si prega di inviare reclami e richieste di manutenzione a Mary Jones, e contattare Joe White per qualsiasi cosa abbia a che fare con l'affitto."
Nell'ultimo paragrafo, informa gli inquilini che dovrebbero sentirsi liberi di contattarti per eventuali dubbi, commenti o domande. Firma la lettera "Cordiali saluti", seguita dal tuo nome.
Suggerimenti
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I proprietari o il loro personale possono consegnare o spedire a mano questi tipi di lettere; alternativamente, possono essere distribuiti con ricevute di affitto.
Resistere all'impulso di essere amici e dare troppe informazioni, anche quando le cose sono ovvie. "Jennie Smith sta partendo per avere un bambino", o "Jennie Smith si sposa e sta andando in luna di miele, e poi si muoverà fuori dallo stato" entrambi sono esempi di dare troppe informazioni. Lascia che Jennie condivida le sue informazioni con chi sceglie e limita la tua lettera a ciò che è necessario per gli affari.
