La gestione dei documenti è una funzione indispensabile di aziende, organizzazioni senza scopo di lucro, agenzie governative, agenzie sociali, mediche, commerciali, finanziarie, scuole, università e università e tutti gli altri tipi di entità che generano informazioni che devono essere conservate per un determinato periodo di tempo. Anche le singole famiglie devono praticare una buona gestione dei record. La gestione dei record è inoltre un processo sistematico, organizzato, pianificato e controllato di gestione o monitoraggio del ciclo di vita dei record. Un record può essere un oggetto cartaceo o può essere in formato digitale o elettronico. Le registrazioni possono essere conservate su centinaia di altri tipi di documenti finanziari, medici, informativi, formali, documenti d'ufficio, buste paga, moduli governativi ed e-mail. La gestione dei record affronta le tre fasi del ciclo di vita dei record: la creazione o la ricezione di un record; la manutenzione, la conservazione sicura, il recupero o l'uso generale di un disco; la disposizione di un record.
Creazione di record
La creazione o la ricezione di record è ciò che crea la domanda per la gestione dei record. Sia che si tratti di una domanda di lavoro, di una fattura o di un rapporto di controllo dell'inventario, una volta che il record è stato creato, tutte le altre operazioni o funzioni di gestione per quel record devono essere impiegate. Una funzione del processo di gestione dei record è determinare il flusso del record una volta creato o ricevuto. Chi deve vedere il disco? Dove va il disco dopo che tutti hanno visto o hanno agito in base al record (come la registrazione di un pagamento sul conto)? Chi è responsabile di garantire l'archiviazione sicura del record? Tutte queste domande richiedono risposte ben comunicate.
Mantenimento di record
Mantenere il record implica lo sviluppo di operazioni per archiviare il record. Una serie di considerazioni devono essere realizzate quando si memorizzano i record, incluso rendere il record disponibile per il recupero da parte di coloro che devono fare riferimento alle informazioni o avere accesso alla natura personale del record. L'altro lato di rendere disponibile il record è denotare chi non può avere accesso al record. Quando il record è fuori dal suo spazio di archiviazione, è vitale per una buona gestione dei record avere un sistema in atto per determinare chi ha il record, dove hanno il record e quando intendono restituire il record. Garantire il corretto ritorno del record è anche una parte importante del sistema di gestione dei record. La memorizzazione sicura dei documenti può includere la memorizzazione di copie digitali di ogni registrazione fuori sede in un altro ufficio o in una cassetta di sicurezza presso la banca. Le registrazioni devono essere conservate in un luogo fresco e asciutto per evitare danni a copie cartacee o elettroniche. I processi di archiviazione fanno parte della fase di manutenzione della gestione dei record. Determinare quando un record diventa idoneo per l'archiviazione è parte della gestione dei record. La selezione di dove sono archiviati i record e la durata di archiviazione dei record fanno parte di questa funzione. Alcuni documenti come i documenti storici possono essere conservati per la vita e talvolta al di fuori dell'azienda. Per città, stati e township, i record storici potrebbero dover essere archiviati per un periodo di tempo indefinito.
Smaltimento delle registrazioni
Lo smaltimento dei record nel giusto periodo di tempo è fondamentale. Lo smaltimento della maggior parte dei record dovrebbe essere completato dalla distruzione. Considerazioni per lo smaltimento includono la determinazione della durata della memorizzazione del record. Il periodo di tempo per conservare i record dipende dalla natura del record. Alcuni archivi di record sono dettati da regolamenti governativi come i registri fiscali, alcuni dalle banche per la gestione dei prestiti e alcuni da linee guida legali come i documenti di costituzione. Comprende anche la determinazione del modo in cui i documenti vengono smaltiti, ad esempio triturando all'interno dell'azienda o assumendo una società esterna per distruggere e sviluppare un sistema di tracciamento di smaltimento. Elenco dei record per categoria in cui sono stati eliminati, in che modo sono stati smaltiti e dove può essere utile per la gestione dei record a lungo termine. Inoltre, l'implementazione di un meccanismo di approvazione per lo smaltimento dei record può aiutare a garantire che tutti coloro che devono sapere prima di qualsiasi record vengano distrutti.
Altre considerazioni per la gestione dei record
Diverse altre opzioni per adattarsi a un sistema di gestione dei record includono la documentazione e la comunicazione delle politiche e delle procedure associate a tutta la gestione dei record, lo sviluppo e l'implementazione di meccanismi e procedure di controllo per ogni fase della gestione dei record e il mantenimento dei sistemi di gestione dei record semplice e facile da comunicare e facile gestire.
Risorse per l'apprendimento della gestione dei record
Sono disponibili centinaia di risorse per apprendere una gestione efficace dei record. Scuole tecniche, college e università, corsi di formazione online e libri di riferimento abbondano nella libreria o nel bookstore del college locale che possono aiutare a sviluppare un sistema di gestione dei record efficace e rispettoso della legge. Controllare sempre anche le normative locali, statali e federali in merito a regole specifiche per la gestione dei record.
