Il mantenimento di un fondo di cassa piccola è il 90% di tenuta dei registri. L'altro 10 percento controlla chi è autorizzato ad accedere ai fondi. Indipendentemente dal tipo di attività in cui ti trovi e indipendentemente dal motivo per cui utilizzi la tua piccola cassa, seguendo questi due principi e alcune semplici procedure di budgeting manterrai equilibrato il tuo piccolo fondo di cassa.
Prova di file di tutti gli acquisti
Quando si gestisce un fondo di cassa piccola, la prima cosa che devi fare è stabilire un sistema di archiviazione dei dati efficiente e funzionale. Dovresti ricevere ricevute e fatture per ogni singola transazione in cui vengono utilizzati piccoli soldi e fare copie di essi. Ciò garantisce di avere due file separati nel caso in cui si perda una ricevuta. Non inserire le ricevute in una cartella, ma archiviarli cronologicamente e prendere in considerazione la possibilità di inserire le ricevute in cartelle separate per ogni mese.
Stabilire usi accettabili per Petty Cash
Non usare la piccola cassa in modo indiscriminato. Dovresti avere delle linee guida specifiche per ciò che puoi usare per i soldi e cosa non puoi. Ad esempio, comprare alcolici con i fondi sarebbe di solito un uso inaccettabile, anche se l'alcol era per un evento sociale sponsorizzato da imprese. Per proteggere te stesso e chiunque altro con l'accesso al denaro, dovresti avere delle regole scritte su quali sono le spese accettabili.
Controllo di accesso
Tieni sempre chiuso il tuo fondo di cassa piccola. Puoi tenerlo in qualsiasi cosa, da un cassetto a un armadio a una cassaforte, ma evita di tenerlo in scatole portatili o altri contenitori che possono essere spostati o trasportati facilmente. Non dare chiavi o combinazioni a più di poche persone. Idealmente, dovresti dare una chiave a una o due persone, e chiedere a qualcun altro di chiedere a questi possessori di chiavi il denaro di cui hanno bisogno.
Eseguire controlli periodici
Per garantire che il denaro contante venga utilizzato in modo appropriato, eseguire audit periodici. Audit efficaci non sono annunciati e lo scopo è quello di controllare casualmente i registri, le procedure contabili e il controllo del vostro fondo di cassa piccola. Senza audit, i piccoli fondi monetari possono essere inclini a un uso improprio oa una cattiva gestione. Il modo più semplice di eseguire un controllo è di avere un manager che non ha accesso al controllo di cassa sul fondo ogni poche settimane circa.
