Forse la più grande sfida coinvolta nella creazione di un sommario è di farla breve quando c'è così tanto che vuoi dire.L'idea alla base di un sommario non è quella di sopraffare il tuo lettore con dettagli, ma di vendere il tuo progetto o la tua proposta prima ancora che inizi a leggere il rapporto più lungo. Ciò conferisce molta importanza a un breve documento, e talvolta l'attrazione visiva può contare tanto quanto le tue parole effettive.
Decidere se hai bisogno di un sommario
Il tuo progetto potrebbe non richiedere affatto un sommario esecutivo. Se sei stato invitato a presentare una proposta, la richiesta di proposta potrebbe indicare che un riassunto non è necessario. Se richiede un riepilogo, può fornire dettagli su ciò che dovresti includere e ciò renderà la formattazione e la scrittura molto più semplice.
Determinazione della lunghezza
Prima di iniziare a scrivere e formattare, è utile avere un'idea di quante pagine hai a disposizione per ottenere i tuoi punti principali. La Colorado State University consiglia che un sommario non deve superare le 10 pagine o il 10 percento della lunghezza dell'intero rapporto o proposta. Ma la Texas A & M University consiglia di non superare il 5 percento della proposta o del rapporto. Dipenderà in una certa misura dalla natura del tuo progetto, ma calcolerà le pagine totali del tuo rapporto e prevedi di arrivare da qualche parte tra il 5 e il 10 percento.
Organizzazione del contenuto
Se hai meno di 10 pagine con cui lavorare, l'organizzazione delle tue informazioni per il miglior impatto è fondamentale. Inizia con un'introduzione, spiegando lo scopo del tuo rapporto o proposta. Spostati da lì per spiegare il tuo obiettivo o soluzione ai problemi sollevati nella tua introduzione. Dedicare una sezione alla ricerca di risultati che supportano il tuo obiettivo, se del caso. Spiega come implementerai il tuo progetto. Se questo comporta diversi passaggi, suddividili con punti elenco. Quindi fai i tuoi consigli e concludi con un breve tono di vendita.
Formattare il contenuto
Sebbene la lunghezza del tuo sommario sia importante, evita la tentazione di stipare quante più parole nelle tue pagine il più possibile nel tentativo di riportare a casa l'obiettivo del tuo progetto. Lascia abbastanza spazio bianco in modo da non travolgere il tuo lettore quando guarda per la prima volta il sommario - le pagine zeppe di parole possono essere scoraggianti. Utilizza brevi paragrafi suddivisi per intestazioni e punti elenco. Cerca di non includere più di un paragrafo in ogni sezione. Accanto a ogni intestazione, potresti includere un riferimento a quali pagine del tuo rapporto contengono informazioni più dettagliate su ciò che discute di quella sezione. Includi le tue informazioni di contatto alla fine - se il tuo lettore vuole contattarti subito, non vuoi che debba scavare nel tuo rapporto per queste informazioni. Potresti centrare questo in modo che risalti.
