Le politiche e le procedure aziendali presentano linee guida per i dipendenti e il management. Ogni volta che sorgono domande riguardanti la condotta o le operazioni, è in atto una politica per dirigere i comportamenti e risolvere le questioni etiche. Procedure aziendali ben scritte aiuteranno un dipartimento risorse umane nelle sue attività quotidiane; comprendere le politiche e sapere dove rivolgersi per ottenere aiuto o ulteriori informazioni è la chiave per la conformità dei dipendenti.
Nozioni di base
Le politiche aziendali definiscono comportamenti accettabili e aspettative dei dipendenti, mentre le procedure descrivono e definiscono i flussi di processo e gli obiettivi aziendali. Entrambe le politiche e le procedure, tuttavia, dovrebbero essere predisposte nell'ambito degli obiettivi dell'organizzazione; i manuali delle politiche e delle procedure sono pertanto scritti con l'obiettivo finale di aiutare i dipendenti ad aiutare la missione complessiva dell'azienda. I dirigenti delle risorse umane possono collaborare con i dirigenti di altri dipartimenti per elaborare politiche e procedure che alla fine rafforzeranno l'azienda.
Significato
Dettando in dettaglio ciò che ci si aspetta dai dipendenti, le politiche aziendali forniscono un quadro attraverso il quale i dipendenti possono eccellere. Al contrario, il manuale della politica delinea anche le misure che saranno adottate se un dipendente rompe le regole della società. Ciò offre all'azienda una protezione legale; quando i dipendenti firmano sui manuali delle politiche aziendali, stanno riconoscendo standard di comportamento accettati e il loro impiego continuato dipende dalle seguenti regole di condotta.
Allo stesso modo, le procedure aziendali comportano la descrizione del lavoro, oltre alle attività e agli obiettivi dei dipendenti. Se stai scrivendo un manuale di procedure, è utile pensare a cosa l'azienda vuole che i dipendenti facciano, nonché come e quando farlo.
Funzione
Le politiche e le procedure aziendali non sono qualcosa da tenere su una mensola polverosa. In effetti, i manuali di policy e procedure funzionano meglio quando sono attivi e aggiornati regolarmente. Dopo tutto, le aziende sono in costante evoluzione per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali. Pertanto, i responsabili delle risorse umane devono rivedere le politiche e le procedure come uno sforzo di squadra e su base regolare, magari mensile. Eventuali modifiche procedurali, una volta autorizzate, verranno quindi distribuite ai manager per la revisione con i rispettivi reparti. Inoltre, è consigliabile conservare copie firmate della revisione e accettazione delle politiche aziendali da parte dei dipendenti su base annuale.
tipi
Le procedure aziendali illustrano in che modo i dipendenti completeranno le attività, comprese le descrizioni del lavoro, la responsabilità della divisione e la struttura di reporting organizzativo. Le procedure possono anche includere risultati attesi e obiettivi individuali, stabilendo standard annuali per le prestazioni dei dipendenti e dei dipartimenti. Esempi sono gli obiettivi di vendita per persona o le valutazioni del servizio clienti per un team di call center. Allo stesso modo, le politiche generali possono includere gli standard di comportamento dei dipendenti, come i codici di abbigliamento, le aspettative di frequenza, le indennità per ferie e ferie e le molestie sessuali.
strategie
Le politiche e le procedure aziendali generali dovrebbero essere scritte con due obiettivi in mente: essere chiari e concisi e coinvolgere una sezione trasversale di input dipartimentali. Nessuno trae vantaggio da manuali di operazioni e manuali degli impiegati che confondono. Pertanto, se si stanno scrivendo le politiche e le procedure aziendali, sono preferibili una struttura della frase breve, da punto a punto e illustrazioni. Ad esempio, scrivendo "Ogni venerdì durante i mesi di giugno, luglio e agosto saranno giorni di abbigliamento casual", seguito da un elenco di capi di abbigliamento accettabili che descrivono chiaramente sia i dipendenti che la direzione. Scrivere "durante l'estate" o non includere una lista di vestiti accettabili lascerebbe la regola aperta per l'interpretazione personale che potrebbe portare a problemi se un dipendente si presentasse al lavoro all'inizio di settembre in cut-off e t-shirt.
Allo stesso modo, solo coinvolgendo vari rappresentanti dei dipartimenti è possibile avere una visione chiara di quali politiche e procedure devono essere delineate. I manuali dovrebbero essere scritti solo dopo l'input di tutti i reparti interessati, consentendo un approccio completo alle linee guida organizzative. Questa misura inclusiva consentirà un maggiore buy-in o accettazione da parte dei responsabili di reparto e porterà a una migliore comunicazione a livello aziendale e all'esecuzione del piano aziendale.
