La scrittura della lettera proposta è un metodo di preparazione di una proposta in formato lettera breve. Una proposta di servizi è una sollecitazione persuasiva del business da parte dei potenziali clienti. Una ricerca significativa dovrebbe essere condotta prima che qualsiasi proposta di servizi venga fatta a un potenziale cliente. Se la lettera è troppo generica o se la lettera non risponde alle esigenze insoddisfatte del cliente, la lettera può finire rapidamente nel cestino. Le chiavi di una lettera di proposta di successo includono una scrittura chiara e concisa e una spiegazione succinta di termini, benefici e budget.
Identificare il cliente target e condurre ricerche approfondite. Esaminare le spese passate relative ai servizi, inclusi i servizi attualmente in uso, i prezzi pagati su base annuale e il livello di soddisfazione con i servizi correnti. Tale indagine può essere completata assumendo una società di sondaggi indipendente per porre domande simili durante una breve chiamata. Esamina in che modo la tua azienda può soddisfare questo bisogno di servizio. Scopri i vantaggi dell'utilizzo dei servizi della tua azienda rispetto a quelli di altri o in generale.
Incapsula l'ambito della tua proposta in una o due frasi. Il riepilogo dovrebbe includere il nome della tua organizzazione, cosa fai, come sei unico, le aspettative che i clienti possono avere sui tuoi servizi, il prezzo previsto e i risultati.
Spiega perché ti stai avvicinando al cliente. Identifica ciò che sai del cliente, ad esempio: "Comprendiamo che hai speso $ 9.000 l'anno scorso in servizi di gestione dei documenti, informazioni raccolte da un recente sondaggio condotto attraverso Independent Survey Company".
Descrivi il problema per il cliente. Se sta pagando troppo, spiega come e perché. Se non sta usando i servizi, spiega perché ha bisogno di farlo. Fornisci statistiche o risultati di studio per confermare la tua richiesta. Identifica in che modo il cliente trarrà vantaggio dall'utilizzo dei tuoi servizi.
Riassumi le capacità della tua azienda per realizzare i servizi proposti. Spiegare qualsiasi metodologia che si utilizza, tecniche, prodotti, livello di abilità dei dipendenti e obiettivo principale nel fornire il servizio. Definisci chiaramente come sei significativamente diverso dai concorrenti senza dire: "siamo migliori dei nostri concorrenti".
Discutere dei prezzi fornendo il costo previsto al cliente. Fornire servizi aggiuntivi che il cliente può aggiungere e il costo per tali servizi aggiuntivi.
Chiudi la lettera ringraziando il cliente. Elencare un nome e un numero per il cliente per rispondere alla vostra lettera o per ulteriori informazioni. Firmare la lettera con il nome e la firma dell'autorità di più alto livello nella società.
