Sia che tu stia rispondendo a una richiesta di proposta o offri una proposta di servizi non richiesti, ricorda cosa ha osservato una volta il fondatore di Kyocera, Kazuo Inamori: "Nessun cliente va mai in un negozio solo per compiacere il negoziante." Anche quando devi fornire un grande quantità di informazioni sulla tua capacità di assistere un progetto, concentrarsi sulle esigenze del cliente, le istruzioni e i pulsanti di scelta rapida. In questo modo, il tono, il contenuto e l'organizzazione della tua proposta si inseriranno in modo reattivo. Dimostrare una chiara comprensione dell'attività di un cliente ed evidenziare i vantaggi dell'utilizzo dei servizi per creare un punch convincente convincente nella tua proposta.
Preparazione pre-proposta
Organizza il tuo contenuto. Se non specificato, chiedi al cliente quali fattori prenderà in considerazione nel prendere una decisione di acquisto e poi pianificherà la tua proposta di conseguenza. Come minimo, chiarisci la tua comprensione delle esigenze del cliente e ciò che ti distingue dalla concorrenza in termini di formazione, esperienza, capacità e relazioni. Indirizza anche il tuo approccio alla risoluzione delle esigenze di un cliente, insieme a quanto tempo ci vorrà e quanto costerà.
Crea una struttura, che potrebbe in seguito servire come indice. Se stai rispondendo a una richiesta formale di proposta, segui le sue istruzioni specifiche. Altrimenti, organizza le tue informazioni da ciò che è più importante per meno importante per un cliente. Ad esempio, inserisci i curriculum all'inizio di una proposta per un nuovo cliente o verso la fine della proposta per un cliente abituale che abbia già familiarità con le tue credenziali.
Crea una matrice che assegna una riga a ciascuna sezione della struttura e una colonna a ciascuna delle aree di interesse o ai criteri di selezione del cliente. All'interno di ciascuna cella risultante, applica gli aspetti delle tue qualifiche e approccio che si rivolgono ai pulsanti di scelta rapida del cliente. Utilizza questa matrice per mantenere i tuoi contenuti ancorati alle esigenze dei tuoi clienti e ti ricorda i punti da sottolineare in ciascuna sezione.
Scrittura della proposta
Sottolinea i vantaggi dei clienti in modo coerente per tutta la tua proposta di servizi. Inizia sempre una sezione che descrive come un cliente otterrà ciò che apprezza o vuole, o eviterà ciò che teme o non piace, utilizzando i tuoi servizi.
Fornisci prove a supporto delle affermazioni che fai nella tua proposta. Ad esempio, sostanziare un track record di successo con lavori simili con lettere di raccomandazione, citazioni gratuite o le informazioni di contatto dei clienti soddisfatti.
Adottare un formato e un tono appropriati. A volte una lettera formale è sufficiente, altre volte è necessario un documento più lungo con sezioni a schede. Se non specificato, chiedi al cliente come vorrebbe ricevere le tue informazioni e se può prestarti una copia delle precedenti proposte vincenti da esaminare.
Crea materiale di facile lettura. Utilizzare frasi brevi e coerenti all'interno di paragrafi di non più di 10 righe. Utilizza dimensioni carattere da 10 a 12 punti e incorpora genericamente spazi bianchi tra sezioni e paragrafi. Utilizzare le intestazioni per aiutare il cliente a scremare, scansionare e individuare facilmente le informazioni. Accentua punti importanti con grafica e grafica e testo in grassetto, in corsivo o sottolineato.
Suggerimenti
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Quando chiedi al cliente di chiarire eventuali aree confuse del progetto o dei requisiti della proposta, usa l'occasione per dimostrare il tuo interesse per la sua attività e i suoi interessi.
Crea una panoramica dei contenuti della tua proposta per dare al tuo cliente un'idea di ciò che verrà. Presentare questa panoramica all'inizio della lettera o della lettera di presentazione della proposta; in proposte più ampie, crea una sezione di sommario esecutivo che segua il sommario e preceda tutte le altre sezioni.
I modelli sono utili per evitare di dover reinventare la ruota ogni volta che si scrive una proposta di servizi.
Controlla la tua proposta di errori di ortografia e grammatica prima di stamparla e inviarla. Usa tutti gli occhi quanti sono disponibili; semplici errori possono scivolare da persone che hanno letto molte versioni della proposta. Trova nuovi occhi, se possibile.
