Per i nuovi imprenditori, la gestione dei file del computer è un'attività che viene spesso posticipata o addirittura ignorata. Tuttavia, la maggior parte delle aziende lavora con, salva, recupera e archivia molti dati sotto forma di file di computer. Se questo è il caso della tua attività, avrai bisogno di una struttura di file funzionante, un approccio alla denominazione dei file che sia facile da capire e altro ancora. Un forte processo di creazione, archiviazione, organizzazione e backup ti aiuterà a scalare la tua azienda man mano che cresce.
Suggerimenti
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La gestione dei file del computer è una solida procedura di creazione, archiviazione, organizzazione e backup per le informazioni aziendali che ti aiuterà a scalare la tua azienda man mano che cresce.
Perché la gestione dei file è fondamentale per la tua azienda
Se stai avviando una nuova attività, è allettante trascurare la gestione dei file. Probabilmente non hai molti file di computer con cui iniziare, e ci sono indubbiamente molte altre questioni urgenti che richiedono la tua attenzione.
Tuttavia, prendere il tempo per creare un sistema di gestione dei file intelligente sin dall'inizio paga i dividendi per gli anni a venire. Un sistema scalabile e organizzato per i file crescerà con la vostra azienda, mantenendo i vostri file sicuri e ben ordinati anche se il numero di questi file aumenta in modo esponenziale.
In alternativa, posticipare la gestione dei file crea un sistema disordinato e non lavorabile che costa tempo ed efficienza. L'adozione di un sistema adeguato a quel punto sarà estremamente costosa e in genere coinvolgerà consulenti di alto livello e attrezzature aggiuntive.
Un sistema di gestione dei file facilmente comprensibile, semplice da utilizzare e semplice da espandere è un prezioso vantaggio aziendale.
Creazione di una struttura di file
Il modo in cui la tua azienda sceglie di organizzare i file dei computer avrà un impatto sulle funzioni quotidiane, sulla gestione dei progetti e sulle relazioni con i clienti negli anni a venire. Se non riesci a individuare e recuperare rapidamente il documento giusto, la tua attività potrebbe alla fine perdere clienti o la sua reputazione.
Il modo migliore per organizzare i file varia da azienda a azienda. Pensa innanzitutto a come la tua azienda creerà e lavorerà con i documenti prima di selezionare un approccio organizzativo o gerarchico.
La struttura dei file interni può essere ampia e poco profonda o stretta e profonda. Il primo approccio crea numerose cartelle di livello superiore e meno sottocartelle. Ciò può comportare l'archiviazione di numerosi documenti in più cartelle. Il secondo approccio annida più cartelle all'interno delle cartelle principali. Le strutture ibride possono anche essere create per raggiungere un equilibrio tra questi due tipi di gerarchie. Le preferenze personali e le necessità aziendali devono dettare l'approccio specifico.
Con l'aumento dei servizi di gestione dei file che aiutano a localizzare i file più facilmente tramite la ricerca, alcune persone e aziende hanno abbandonato le cartelle di file e riversano tutti i loro documenti in un'unica cartella principale. Questo è sconsigliabile. Qualsiasi azienda creerà più documenti in un anno di quanto possa essere prontamente gestito da una struttura così piatta. È importante creare una sorta di struttura organizzativa dei file che aiuti a classificare i file, il che a sua volta li rende più facili da individuare.
Qualunque sistema tu scelga di implementare dovrebbe essere facile da usare, sicuro e affidabile. Pensa a chi creerà e lavorerà con questi file, quindi considera come le loro esigenze di lavoro possano essere meglio soddisfatte con una struttura di file.
Un altro aspetto chiave della facilità d'uso è l'accessibilità. Se il personale del documento principale deve accedere ai documenti sui dispositivi mobili, è importante riflettere su come tali documenti saranno elencati, consultati e utilizzati su tali dispositivi quando si stabilirà una politica di gestione dei file. Inoltre, ti consigliamo di adottare un approccio di gestione dei file che mantenga i file sincronizzati su tutti i dispositivi.
Infine, includi i piani di backup dei file nel tuo sistema di gestione dei file. Idealmente, dovresti creare più copie di backup dei tuoi file. Questi backup devono essere archiviati su vari computer, almeno uno dei quali non si trova nei locali di lavoro. Assicurati di specificare chi fa i backup, con quale frequenza e con quale tecnologia nel tuo sistema di gestione dei file del computer.
Trovare i file del computer che ti servono
Le convenzioni di denominazione e la struttura dei file dovrebbero aiutare a localizzare e recuperare rapidamente il documento giusto quando è necessario. I nomi di file che contengono serie alfanumeriche casuali o anche convenzioni come "DATA + NOME CLIENT" possono confondere e ostacolare il recupero.
I nomi dei file dovrebbero avere senso per tutti gli utenti e identificare prontamente il tipo, lo scopo e il contenuto di base di ciascun file.
Oltre a una convenzione di denominazione dei file coerente, prendere in considerazione l'aggiunta di un sistema di gestione dei file. Questo è un tipo di applicazione per computer che aiuta a memorizzare e organizzare i file. Può offrire funzionalità che consentono di monitorare proprietario e utenti successivi, data di creazione e ultima modifica e altri dati che potrebbero aiutarti a lavorare e a mantenere i tuoi file.
I servizi di gestione dei file come Dropbox e Google Drive possono aiutarti fornendo un layout e un'interfaccia più intuitivi per la ricerca. Invece di ricordare complicate strutture di file o convenzioni di denominazione, puoi semplicemente cercare ciò di cui hai bisogno.
Mettere la politica della tua azienda nella scrittura
Una volta decisa la struttura e le convenzioni di denominazione, crea una bozza di documento per la tua attività descrivendo tutte le specifiche per lavorare con i file di computer che hai selezionato. Anche se sei il tuo unico dipendente, potrebbe non essere sempre così. Un documento formale che descriva le politiche di gestione dei file informatici aiuterà se espanderai e assumerai dipendenti in futuro. Aiuterà inoltre la tua azienda a mantenere un approccio coerente alla gestione dei file e a garantire la sicurezza dei tuoi file importanti.
