Per gestire un'attività efficiente, è essenziale tenere traccia delle pratiche burocratiche. Contratti. Le proposte. Le fatture. Fatture. Licenze. Anche nel 21 ° secolo, quando la maggior parte dei documenti cartacei è digitale, la gestione dei file è ancora necessaria per mantenere le operazioni amministrative senza intoppi. Molti dei principi di gestione dei documenti aziendali rimangono gli stessi, indipendentemente dal fatto che il tuo sistema di archiviazione digitale sia sul tuo laptop o nel cloud.
Principi di gestione dei file
La legge fondamentale di una buona gestione dei file è che il sistema dovrebbe facilitare la ricerca dei documenti. Se non lo fa, allora non serve a niente.
Un buon sistema di archiviazione dei documenti, che sia basato su un cabinet in acciaio o sul cloud, dovrebbe rendere il deposito meno noioso e difficile; non dovresti dover spendere diversi minuti per capire quale file il report di vendita di questo mese va. Dovrebbe anche essere facile recuperare le informazioni che desideri. Una buona archiviazione non dipende dalle persone: se il tuo assistente amministrativo o IT si licenzia, la loro sostituzione dovrebbe essere in grado di capire il sistema. Le categorie di file dovrebbero essere chiare e facili da identificare. Il sistema dovrebbe facilitare l'identificazione e la cancellazione dei record inattivi.
Anche la flessibilità è importante, in particolare con il software. Un sistema di archiviazione dei documenti che blocca la tua attività commerciale in un unico fornitore o in una piattaforma informatica specifica potrebbe rivelarsi un problema lungo la strada.
Il sistema deve anche essere in grado di gestire la crescita. I file si accumulano inevitabilmente man mano che la tua attività cresce, aggiunge nuovi clienti e espande il personale. Un buon sistema può gestire più dati e archiviazione di documenti di quanto ci si aspetti.
Vantaggi della gestione dei file
Una buona gestione dei documenti aziendali può produrre benefici concreti per la tua azienda. Archiviazione e recupero più rapidi fanno risparmiare tempo e rendono il personale più efficiente e produttivo. Se un sistema riduce i file di errore, ciò può far risparmiare un sacco di tempo e problemi. Ciò è particolarmente vero se stai andando in tribunale o sottoponendoti a un controllo: non avere a portata di mano i documenti chiave può portare a un risultato infelice.
Un sistema efficiente e ben congegnato riduce il numero di volte che devi acquistare l'attrezzatura di archiviazione e la quantità di spazio necessaria per conservarla. Rende anche più facile addestrare nuovi dipendenti a file.
Digitale e copia cartacea
L'utilizzo di un sistema di gestione di file digitali presenta notevoli vantaggi. Il deposito digitale consente di cercare documenti in base a parole chiave, che possono fornire i documenti necessari in tempi più rapidi. Un buon sistema ha altri vantaggi:
- Può memorizzare una varietà di tipi di documenti, come file di elaborazione testi, e-mail e PDF.
- Limita l'accesso ai documenti riservati.
- Controlla chi legge quale documento.
- Se qualcuno apporta modifiche, puoi seguirle. Se necessario, puoi annullarli.
- Controllo quando i documenti più vecchi possono essere cancellati.
- È facile accedere e modificare documenti con telefoni cellulari e altri dispositivi mobili.
Alcuni documenti, tuttavia, devono rimanere in formato cartaceo, anche se li digitalizzi e li digitalizzi. I regolamenti richiedono spesso di conservare copie di licenze commerciali e permessi su carta, non solo nel cyberspazio. Altri documenti che potrebbero valere la pena di conservare in copia cartacea includono relazioni annuali, certificati "business as", documenti assicurativi e vaglia cambiari. A seconda della tua linea di lavoro, potrebbero esserci regolamenti specifici sull'archiviazione dei documenti che devi gestire.
I documenti fisici sono a rischio di distruzione a causa di incendi, terremoti, uragani o semplicemente di una conduttura che rompe e inonda l'ufficio. La tua azienda dovrebbe prendere provvedimenti per evitare che:
- File di documenti in contenitori puliti, sicuri, ecologici e resistenti al fuoco.
- Crea copie di backup, sia digitali, che microfiche o fotocopie.
- Trova un posto dove archiviare le copie al di fuori del sito, in modo che se c'è un incendio o un altro disastro, non incontreranno lo stesso destino degli originali.
- La posizione di archiviazione di backup dovrebbe essere quella a cui è possibile accedere dopo un disastro. Uno dei vantaggi dell'archiviazione su cloud è la possibilità di accedere alle informazioni ovunque sia ancora Internet.
Indicizzazione dei record
Per ottenere il massimo utilizzo da un sistema di archiviazione, è necessario indicizzarlo in modo efficace. Le categorie standard potrebbero includere tasse, contratti, corrispondenza con i clienti, cause legali, conti da pagare e crediti, ad esempio. I tuoi file cartacei e digitali dovrebbero seguire lo stesso schema di indicizzazione. Ciò renderà più semplice addestrare i dipendenti a sapere dove trovare i documenti.
Regole di smaltimento dei documenti
Quando pianifichi il tuo sistema di gestione dei file, devi accontentarti di un buon programma di conservazione dei documenti o delle linee guida per quanto tempo conservare i file. Anche con un sistema di archiviazione digitale, questo è importante: se la tua azienda continua a crescere e in crescita, alla fine una ricerca di "contratto di materie prime" o simili può rivelare dozzine di documenti obsoleti.
Il piano di conservazione dei documenti deve considerare sia i requisiti legali che quelli aziendali. Se si dispone di documenti relativi al proprio estratto fiscale, come ad esempio le fatture delle carte di credito che mostrano gli acquisti aziendali, l'IRS afferma che è necessario mantenerli per un minimo di tre anni dopo aver inviato il reso. Ecco perché l'IRS può normalmente guardare indietro e controllarti. Conservare i registri delle tasse di occupazione per quattro anni e aggrapparsi ai rendimenti che reclamano una spesa in sofferenza negativa per sette anni.
Regole diverse si applicano a diversi record. Potresti avere file relativi alla conformità ambientale, documenti della Securities and Exchange Commission, norme di sicurezza sul lavoro federali e statali e cause di discriminazione. Ogni regolatore ha i suoi requisiti. È inoltre necessario un criterio per i record aziendali semplici. Ad esempio, non vuoi cancellare un contratto prima di aver completato il lavoro per il quale hai firmato. Le registrazioni relative al contenzioso in corso non dovrebbero essere distrutte, anche se ciò sarebbe vantaggioso per la vostra azienda.
È tua responsabilità, o quella di chi gestisce il tuo programma, sapere quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo. Chiunque gestisca i documenti dovrebbe conoscere la politica aziendale e addestrare tutti i loro subordinati. Anche i dipendenti regolari devono sapere qualcosa di questo. Se, per esempio, un dipendente invia o riceve un'email che deve essere archiviata, ha bisogno di una formazione sufficiente per riconoscere la necessità.
Per i documenti fisici, la triturazione offre il massimo livello di smaltimento sicuro. Per i file digitali, sono necessarie procedure che li eliminino oltre il ripristino. Mantieni un rapporto che tiene traccia dei record che hai smaltito e quando li hai distrutti.
Sicurezza e privacy
Gli hack massivi e le violazioni dei dati sono un fatto di routine della vita del 21 ° secolo. Ciò non significa che siano banali: una violazione dei dati può danneggiare la tua reputazione, costarti denaro o innescare un'ondata di cause legali o multe. Anche le informazioni che perdono all'interno dell'azienda possono causare problemi. Diverse leggi federali richiedono di mantenere riservate le informazioni mediche dei dipendenti, ad esempio. Se altri dipendenti possono accedere a documenti riservati, potresti trovarti in un mondo di problemi legali.
Come parte della configurazione del tuo sistema di gestione file, devi implementare una politica di sicurezza e privacy. La capacità dei dipendenti di vedere i documenti dovrebbe essere basata sulla necessità di sapere. L'accesso dovrebbe essere basato su un sistema di autorizzazione, piuttosto che fidarsi solo dei dipendenti per non guardare i documenti classificati.
È comune condividere documenti online quando più dipendenti lavorano allo stesso progetto. Ciò apre un'altra finestra di vulnerabilità per l'uscita delle informazioni riservate. La crittografia dei file o l'utilizzo di un sistema di condivisione file come Dropbox può aiutare a prevenire perdite.
Questo è un altro motivo per distruggere o eliminare vecchi file non necessari. Anche se non servono alla tua attività, potrebbero avere informazioni riservate su ex dipendenti o clienti che non apprezzerebbero la possibilità di uscire.
Qualunque sia la regola, è essenziale addestrare tutti i dipendenti non solo su come archiviare e recuperare i dati, ma anche sulle regole di riservatezza e sulla pianificazione della conservazione dei dati.
