Nel mondo di oggi, puoi comunicare professionalmente usando diversi metodi. È importante conoscere le regole della corretta corrispondenza commerciale per lettere, e-mail e biglietti di auguri. Piccoli errori possono fare la differenza tra impressionare la persona che riceve la corrispondenza e offenderlo. Inoltre, è utile sapere quando un'e-mail sarà sufficiente rispetto a una lettera scritta oa una nota scritta a mano.
Lettere tradizionali
Stampa le lettere tradizionali su carta intestata usando uno stock più pesante o strutturato. La carta intestata deve includere il nome, l'indirizzo, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail del mittente. Se la carta intestata non è disponibile o la lettera è personale, il titolo appropriato per la persona o le persone che inviano la lettera dovrebbe apparire nell'angolo in alto a sinistra. Ad esempio, se tu e il tuo coniuge state inviando una lettera di reclamo a un'azienda, includete quanto segue:
Mr. and Mrs. John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Quindi, elencare il destinatario della corrispondenza e l'indirizzo sul margine sinistro. Il nome e l'indirizzo dovrebbero essere formali, compresi i suoi titoli e designazioni.
La data viene successiva nel formato scritto, ad esempio: 23 giugno 2010. Sotto la data, includere una riga che fa riferimento all'oggetto della lettera, utilizzando il modulo "RE: (riferimento)."
Il saluto è il prossimo e dovrebbe riflettere la tua relazione con la festa. Se sei di nome, salutala con "Gentile" e includi il suo nome. Se la lettera sta per un dipartimento o un destinatario sconosciuto, usa "Egregi signori" o "Gentile Signore o Signora:" o anche "A chi può interessare".
Tutte le lettere commerciali dovrebbero chiudersi formalmente. La scelta migliore per un finale professionale è semplicemente "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". Evitare terminazioni frilly.
Note scritte a mano
Una nota scritta a mano è appropriata in molte situazioni lavorative, come ringraziamenti, congratulazioni per conseguimenti come lauree, parto in famiglia, promozioni e condoglianze.
La busta dovrebbe includere il nome formale e l'indirizzo del destinatario. Il tuo indirizzo di ritorno dovrebbe apparire sul retro della busta, sebbene possa andare nell'angolo in alto a sinistra della parte anteriore.
La carta dovrebbe includere un saluto familiare basato sulla tua relazione. Se sei in base al nome, usa il nome. In caso contrario, scegli un saluto rispettoso che si adatti al sentimento.
Tenere il corpo della nota breve e scrivere o stampare ordinatamente con inchiostro blu o nero. Se non hai una calligrafia decente, trova qualcuno che lo faccia.
Arriva al punto. Se stai dicendo grazie, scegli una frase o due che ricordino al destinatario ciò per cui la stai ringraziando, ma non essere troppo dettagliato. Se ti stai congratulando con qualcuno, includi cosa per e, se appropriato, come hai ricevuto l'informazione. Ad esempio, se il coinvolgimento di un cliente era nel giornale, ritaglia l'annuncio e includilo nella carta o fai riferimento alla nota.
Termina la nota con "Cordiali saluti". Firma la lettera con il tuo nome e titolo formale se hai meno familiarità con il destinatario. Se sei più familiare, il tuo nome è appropriato.
L'e-mail presenta un nuovo argomento di discussione per le modalità di comunicazione aziendale. La prima regola è sapere che il destinatario accetta o preferisce la corrispondenza e-mail.
Presenta un profilo email rispettabile. Il tuo indirizzo e la riga dell'oggetto dovrebbero essere identificabili e riflettere la tua azienda o lo stato professionale. Ad esempio, se invii email ai clienti, dovrebbe essere "[email protected]" anziché "[email protected]".
Non c'è bisogno di un indirizzo interno come con le lettere tradizionali, quindi inizia con il saluto, che dovrebbe riflettere la tua relazione con il destinatario ed essere il più formale possibile. Un comune errore di posta elettronica aziendale è la mancanza di un semplice saluto, che indica al destinatario che l'e-mail è destinata a lui.
Non utilizzare un'e-mail per risolvere un problema aziendale che dovrebbe essere gestito di persona. Evita i confronti e-mail e ricorda che le e-mail vivono per sempre su dischi rigidi e server e possono essere utilizzate in tribunale.
Evita le conversazioni nelle e-mail aziendali. Se devi includere molti dettagli, crea un documento per loro e allegalo invece di inserirli nel corpo dell'email.
Evitare emoticon, gergo informatico, punti esclamativi o punti interrogativi più di una volta e blocco maiuscole. Se hai dei dubbi sul contenuto o sul formato, prova a stamparlo su carta intestata e valutarne la professionalità. Se non sembra professionale su carta, non è professionale in una email.
Fai il professionista di chiusura con "Grazie" o "Cordialmente". La tua azienda e le informazioni di contatto dovrebbero essere nella tua firma e-mail. Una firma scansionata o altrimenti formattata elettronicamente è accettabile. Se normalmente usi un preventivo, uno slogan o altre informazioni, valuta quanto è appropriato per le situazioni aziendali.
