Sistemi di comunicazione efficaci sono parte integrante di un'azienda di successo. Per rimanere competitivi e produttivi, un'azienda deve sviluppare un approccio organizzato ed efficiente per corrispondere e comunicare con i propri dipendenti, nonché con clienti, venditori e altri professionisti. Fortunatamente, la comunicazione aziendale si è evoluta nel tempo e include diversi tipi di messaggi aziendali, che vanno dal semplice e provato e vero a quello tecnologicamente sofisticato.
Messaggi telefonici aziendali
Se la tua azienda ha più di una persona, alla fine dovrai decidere il modo migliore per registrare e distribuire i messaggi telefonici in arrivo. Alcune aziende impiegano qualcuno per schermare le telefonate, annotare i messaggi dei chiamanti e distribuirli ai dipendenti per i quali sono destinati. Altre aziende utilizzano un sistema di posta vocale automatizzato in cui i chiamanti lasciano i loro messaggi come registrazioni vocali. Con la segreteria telefonica, ogni dipendente è responsabile di tenere traccia dei propri messaggi. Alcune aziende più piccole creano solo caselle vocali per i reparti separati dell'azienda, anziché per i singoli dipendenti.
Memo di Office
I promemoria (memo) sono un tipo di corrispondenza che i dipendenti possono utilizzare per comunicare all'interno del proprio dipartimento o tra i dipartimenti della stessa azienda. I memo sono in genere di natura breve e non hanno la formattazione formale della corrispondenza commerciale scritta esterna. Tuttavia, i memo hanno un formato e una struttura generale. Ogni business formatta i memo in base alle proprie preferenze, ma in generale i promemoria mostrano il destinatario, il mittente e il soggetto in alto, a volte in grassetto. Il corpo del messaggio è al di sotto di questa informazione in composizione ordinaria. I dipendenti possono consegnare i memo di persona o utilizzare la distribuzione di posta interna alla società. All'interno di alcune professioni, come i campi legali e sanitari, le persone usano i promemoria per inviare brevi messaggi ad altri professionisti e, in alcuni casi, ai clienti. Le persone possono inviare questo tipo di promemoria per posta, via e-mail e via fax.
Email di lavoro
Oggi molte aziende utilizzano la corrispondenza e-mail come mezzo per comunicare all'interno dell'azienda, nonché con clienti, venditori e altre aziende. Se l'azienda ha un sito Web, i dipendenti possono avere indirizzi e-mail con il nome di dominio dell'azienda, come "[email protected]". La corrispondenza e-mail tende ad essere meno formale della corrispondenza scritta a mano, un fatto che presenta vantaggi e svantaggi. Molte aziende che consentono ai propri dipendenti di utilizzare gli indirizzi e-mail aziendali trovano utile stabilire uno standard uniforme per l'e-mail aziendale. Le aziende possono limitare l'utilizzo dei dipendenti solo a fini commerciali e regolamentare rigorosamente i tipi di allegati e-mail che un dipendente può scaricare. Se l'azienda ha un accordo di riservatezza con i propri dipendenti, questo accordo si estenderà probabilmente all'utilizzo da parte dei dipendenti della corrispondenza e-mail aziendale. Un business ha i suoi diritti per richiedere a un dipendente di rappresentare l'azienda in una luce positiva mentre corrisponde a un indirizzo email aziendale. Alcune aziende potrebbero richiedere ai dipendenti che utilizzano l'e-mail aziendale di aggiungere firme e-mail automatiche alle loro e-mail. Questa firma può includere il nome completo e il titolo del dipendente presso la società, così come la ragione sociale, il numero di telefono, il sito Web e altre informazioni pertinenti.
Corrispondenza di lavoro
La corrispondenza professionale professionale ha una lunga e formale storia. Le aziende commissionano spesso un design di carta intestata su cui viene stampata tutta la corrispondenza commerciale. Il design della carta intestata può incorporare il logo aziendale e le informazioni di contatto generali, come l'indirizzo postale dell'azienda, i numeri di telefono e fax e l'indirizzo del sito web. Alcune aziende personalizzano il modello di carta intestata principale per le persone all'interno dell'azienda, aggiungendo le estensioni personali e i singoli indirizzi e-mail alle informazioni di contatto. La corrispondenza commerciale scritta ha una struttura formale. Sebbene il formato esatto possa variare, in generale, la data è riportata all'inizio della lettera e il nome completo del destinatario, il titolo, la società e l'indirizzo postale sono al di sotto della data. Non è necessario aggiungere una riga dell'oggetto o etichette di campi, ad esempio "A:" accanto al nome e all'indirizzo del destinatario. La corrispondenza commerciale scritta utilizza i saluti iniziali, come "Caro" all'inizio, seguito dal nome del destinatario e alla fine dei saluti, ad esempio "Cordialmente", con il nome del mittente sottostante. Il mittente potrebbe voler firmare a mano la lettera per un tocco personale. Se qualcuno diverso dal mittente della lettera lo ha scritto o digitato, il dattilografo dovrebbe includere le iniziali del mittente, i due punti e le sue iniziali sotto la firma. Se la stessa lettera viene inviata a più destinatari, deve essere indirizzata al destinatario principale, quindi tutti gli altri destinatari devono essere annotati nella parte inferiore dell'e-mail accanto alle lettere "CC", che rappresentano "copia carbone".
